🔧 Vergleich 2026: Welche ist die beste Instandhaltungssoftware?
Stand 19. August 2026 — Funktionen und Preise auf den offiziellen Seiten der Anbieter geprüft. Wo ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht, steht das hier auch so. Geschätzt wird nichts.
✅ Was eine Instandhaltungssoftware wirklich leistet
Eine Instandhaltungssoftware — im internationalen Sprachgebrauch CMMS für Computerized Maintenance Management System, im deutschen Fachjargon oft IPS für Instandhaltungs-Planungs- und Steuerungssystem — führt Anlagen, Störmeldungen, Aufträge, Wartungspläne, Prüfungen, Ersatzteile, Kosten und Kennzahlen an einer Stelle zusammen. Der Zweck ist nicht, „die Instandhaltung zu digitalisieren“. Der Zweck ist, einen Regelkreis zu schließen, den Papier und Excel nicht schließen können: melden, priorisieren, planen, ausführen, dokumentieren, auswerten, verbessern.
Drei Instandhaltungsarten laufen in diesem Kreis zusammen, und jedes Produkt weiter unten behandelt sie unterschiedlich gut:
Instandsetzung (korrektiv), nach einer erkannten Störung;
Wartung (präventiv), ausgelöst durch verstrichene Zeit oder durch Nutzung — Betriebsstunden, Zyklen, Kilometer;
Inspektion und zustandsorientierte Instandhaltung, ausgelöst durch einen gemessenen Zustand: Schwingung, Temperatur, Druck, Verschleißmaß.
Die Begriffe sind kein Geschmacksfrage: EN 13306 definiert sie, und wer eine Software auswählt, sollte sie im Angebot wiederfinden. MaintMaster wirbt explizit mit einer Konfiguration nach EN 13306 — das ist ein sinnvolles Prüfkriterium, kein Marketingsatz.
Was das Recht verlangt — und was es ausdrücklich nicht verlangt
Keine deutsche, österreichische oder schweizerische Vorschrift verpflichtet Sie, eine Instandhaltungssoftware zu kaufen. Verpflichtend ist etwas anderes: dass Arbeitsmittel sicher sind, geprüft werden — und dass Sie das im Zweifel nachweisen können. Genau an diesem Nachweis scheitern Excel-Listen.
Der deutsche Rahmen in vier Schritten:
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) — § 3 verpflichtet den Arbeitgeber zu den erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes und zu deren Überprüfung auf Wirksamkeit. Das ist die Dachnorm über allem, was folgt.
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) — § 3 verlangt, dass der Arbeitgeber in der Gefährdungsbeurteilung „Art und Umfang erforderlicher Prüfungen von Arbeitsmitteln sowie die Fristen von wiederkehrenden Prüfungen“ selbst bestimmt und dokumentiert. Es gibt also — außerhalb der Anhänge — keine amtliche Fristentabelle, die Ihnen die Arbeit abnimmt. Die Frist ist Ihr Ergebnis, nicht die Vorgabe des Gesetzgebers.
Prüfung und Aufzeichnung — § 14 BetrSichV verlangt die Prüfung durch eine zur Prüfung befähigte Person und dass „das Ergebnis der Prüfung … aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird“. Bei Arbeitsmitteln, die an wechselnden Orten eingesetzt werden, muss der Nachweis der letzten Prüfung vor Ort verfügbar sein. Wer das je auf einer Baustelle erlebt hat, weiß, warum eine mobile App hier kein Komfortmerkmal ist.
Höchstfristen in Anhang 3 — für einen Teil der Arbeitsmittel setzt die BetrSichV harte Obergrenzen. Laufkatzen, Ausleger-, Dreh- und Brückenkrane: „mindestens jährlich durch eine zur Prüfung befähigte Person“. Turmdreh- und Derrickkrane zusätzlich „mindestens alle 4 Betriebsjahre durch einen Prüfsachverständigen“. Fahrzeug- und Lkw-Anbaukrane ab dem 13. Betriebsjahr jährlich durch einen Prüfsachverständigen. Ortsveränderliche Flüssiggasanlagen alle zwei Jahre, ortsfeste alle vier.
Dazu kommen die Technischen Regeln für Betriebssicherheit: TRBS 1201 konkretisiert Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln, TRBS 1203 definiert, wer als zur Prüfung befähigte Person gilt. Sie sind keine Rechtsnormen, entfalten aber Vermutungswirkung — wer von ihnen abweicht, muss die Gleichwertigkeit begründen.
DGUV Vorschrift 3 regelt den Sonderfall Elektrotechnik: elektrische Anlagen und Betriebsmittel sind vor der ersten Inbetriebnahme und in bestimmten Zeitabständen auf ordnungsgemäßen Zustand zu prüfen, durch eine Elektrofachkraft oder unter deren Leitung und Aufsicht. Für ortsveränderliche Betriebsmittel führt das in der Praxis zu Prüfintervallen von sechs Monaten auf Baustellen bis 24 Monaten im Büro — und zu einer Menge Einzelgeräte, die jemand nachhalten muss. Genau hier trennen sich die Produkte weiter unten: manche verwalten Anlagen, manche verwalten Einzelgeräte, und nur wenige beides.
Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ergänzt das um die Gebäudeseite — Lüftung, Beleuchtung, Fluchtwege, Sanitärräume —, die im Facility Management denselben Nachweisdruck erzeugt.
Österreich kennt mit der Arbeitsmittelverordnung (AM-VO) eine eigene, sehr ähnliche Systematik aus Abnahmeprüfung, wiederkehrender Prüfung und besonderer Prüfung nach außergewöhnlichen Ereignissen; die Prüfbefunde sind aufzubewahren und der Arbeitsinspektion vorzulegen. In der Schweiz verlangt die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV) zusammen mit dem ArG und den SUVA-Regelwerken, dass Arbeitsmittel instand gehalten und geprüft werden. Die Terminologie unterscheidet sich, die Konsequenz für die Softwareauswahl nicht: Sie brauchen eine lückenlose, datierte, namentlich zurechenbare Historie.
Wir haben rund 25 Produkte gesichtet und elf behalten, die ein Instandhaltungs- oder Facility-Manager im DACH-Raum realistisch auf die Shortlist setzt. Ein universelles Siegertreppchen kommt dabei nicht heraus: ein Automobilzulieferer mit drei Werken, ein Stadtwerk mit 900 Kilometern Netz und eine Hausverwaltung mit 60 Objekten kaufen nicht dasselbe Produkt. Der Vergleich unten rechnet deshalb gegen Ihr Profil.
🧭 CMMS, IPS, EAM, CAFM oder Spezialwerkzeug — die richtige Familie vergleichen
Unter „Instandhaltungssoftware“ laufen im deutschen Markt Produkte, die kaum Überschneidung haben:
Ein klassisches CMMS / IPS (MaintMaster, isproNG, Maintastic) organisiert die Instandhaltungsarbeit: Anlagen, Aufträge, Wartungspläne, Ersatzteile, Kosten, Kennzahlen.
Eine EAM-Plattform (IFS Ultimo) erweitert das auf den gesamten Anlagenlebenszyklus: Investitionsplanung, Beschaffung, Verträge, HSE, Konzernintegration.
Eine CAFM-Lösung (Loy & Hutz waveware) verbindet Instandhaltung mit Flächen, Verträgen, Dienstleistern und Gebäudetechnik.
Ein Betriebsführungssystem (GreenGate GS-Service) ist auf verteilte technische Infrastruktur zugeschnitten — Netze, Wasserwerke, Windparks — statt auf eine Produktionshalle.
Ein Field-first-Werkzeug (remberg, Wowflow) beginnt beim Smartphone des Technikers und arbeitet sich zum Büro vor.
Ein Spezialwerkzeug (Hoppe Wartungsplaner, Timly, GearTracker) geht in einem Ausschnitt in die Tiefe — Prüffristen, Betriebsmittel, prüfpflichtige Ausrüstung und die Qualifikationen der Personen, die sie benutzen — ohne den kompletten Instandhaltungsprozess abzubilden.
Der erste Filter im Vergleich, Nur vollständige Instandhaltungssoftware, blendet die Werkzeuge aus, deren Umfang das Grundgerüst nicht abdeckt. Setzen Sie ihn, wenn Sie wirklich ein System ersetzen wollen — und nicht, wenn Sie eines ergänzen wollen.
🏆 Das interaktive Ranking
Wählen Sie ein Profil, setzen Sie die Filter, die für Sie zählen, und verschieben Sie bei Bedarf die Gewichtung der Kriterien. Die Rangfolge wird in Ihrem Browser neu berechnet. Jede Karte lässt sich öffnen: Bewertungen je Kriterium, Stärken, Schwächen und Preis.
Ihr Profil:
11 Lösungen nach Ihren Prioritäten sortiert — öffnen Sie eine Karte für Belege, Grenzen und die Bewertung je Kriterium.
Das modernste Produkt im deutschen Panel und das einzige mit einer vollständig veröffentlichten Preisliste samt kostenlosem Dauertarif. Mobile-first gedacht, mit offlinefähiger App, QR-Scan und KI-Copilot. Die Grenze liegt beim Materialwirtschaftsteil: Ersatzteile ja, Bestellwesen nein.
Instandhaltungsumfang
7,5
Bedienbarkeit & Akzeptanz
9,0
Preis & Transparenz
8,5
Mobil & Einsatzplanung
9,0
Ersatzteile & Beschaffung
5,5
Daten & Schnittstellen
7,5
Einführung & Support
8,5
Stärken
✅ Vollständig veröffentlichte Preisliste mit dauerhaft kostenlosem FREE-Tarif — im DACH-Feld eine Seltenheit
✅ Unbegrenzte Melder- und Viewer-Lizenzen in jedem Tarif: die Produktion meldet, ohne dass die Lizenzkosten mitwachsen
✅ Offlinefähige App, QR-Code-Scan an der Anlage und Plantafel — Rückmeldungen entstehen dort, wo gearbeitet wird
✅ Datenhaltung in Europa, deutschsprachiges Produkt und deutschsprachiger Support aus München
Schwächen
⚠️ Kein Bestell- und Beschaffungsprozess: Ersatzteildaten und Bestandsmeldungen gibt es, den Einkauf müssen ERP oder Excel abbilden
⚠️ Ersatzteilverwaltung, Plantafel, API und Webhooks gibt es erst ab PREMIUM (45 € je Nutzer/Monat) — der ESSENTIAL-Tarif ist für ein Werk zu knapp
⚠️ Kostenerfassung, Kostenanalysen und SSO über mehrere Workspaces sind ENTERPRISE-Themen, also wieder ohne veröffentlichten Preis
Preise
FREE dauerhaft 0 € je Nutzer/Monat; ESSENTIAL 25 €; PREMIUM 45 €; ENTERPRISE auf Anfrage — Melder- und Viewer-Lizenzen in allen Tarifen unbegrenzt und kostenlos
1. remberg — das Produkt, das Ihre Techniker tatsächlich benutzen
Überblick
remberg aus München ist der einzige Anbieter im deutschen Panel mit einer vollständig veröffentlichten Preisliste und einem dauerhaft kostenlosen Tarif. Das ist im DACH-Markt bemerkenswert: acht von elf Produkten hier lassen sich vor dem ersten Vertriebsgespräch nicht budgetieren.
Die Struktur ist klar. FREE kostet 0 € je Nutzer und Monat und enthält bereits unbegrenzte Anlagen, Meldungen und Aufträge sowie die offlinefähige mobile App. ESSENTIAL kostet 25 € je Nutzer und Monat und ergänzt Basis-Auswertungen, unbegrenzte Wartungspläne und Zeiterfassung. PREMIUM kostet 45 € und ist der Punkt, an dem die Software vollständig wird: erweiterte Analysen, Plantafel, Ersatzteilverwaltung, Lagepläne, API und Webhooks. ENTERPRISE bringt Kostenerfassung, SSO über mehrere Workspaces und erweiterte Rollen — auf Anfrage.
Der entscheidende Punkt für die Gesamtkosten steht in einer Nebenzeile: Melder- und Viewer-Lizenzen sind in allen Tarifen unbegrenzt und kostenlos. Wenn 300 Produktionsmitarbeiter nur Störungen melden sollen, kostet das nichts.
Stärken
💶 Veröffentlichte Preisliste plus kostenloser Dauertarif — im deutschen Feld die Ausnahme, nicht die Regel.
👥 Unbegrenzte Melder- und Viewer-Lizenzen in jedem Tarif. Die Meldekette wächst, die Lizenzrechnung nicht.
📱 Offlinefähige App, QR-Code-Scan an der Anlage, Plantafel und Schichtplanung. Die Rückmeldung entsteht an der Maschine.
🇪🇺 Datenhaltung in Europa, deutschsprachiges Produkt, deutschsprachiger Support aus München.
Schwächen
🛒 Kein Bestell- und Beschaffungsprozess. Ersatzteildaten, Bestände und Meldebestände gibt es — den Einkauf müssen ERP oder Excel abbilden. Für ein Werk mit eigenem Lager ist das die harte Grenze.
🔒 Ersatzteilverwaltung, Plantafel, API und Webhooks erst ab PREMIUM (45 €). Wer ESSENTIAL kalkuliert, vergleicht das falsche Produkt.
💼 Kostenerfassung, Kostenanalysen und Mehr-Workspace-SSO sind ENTERPRISE — und damit wieder ohne veröffentlichten Preis.
Für wen? Mittelständische Betriebe, die Excel und Papier loswerden wollen, deren Materialwirtschaft aber ohnehin im ERP liegt. Und für jedes Team, das schon einmal an der Akzeptanz eines alten Systems gescheitert ist.
2. MaintMaster — das industrielle System mit halb offenem Preis
Überblick
MaintMaster kommt aus Schweden, sitzt mit der deutschen Niederlassung in Iserlohn und ist unter den Vollsystemen dieses Panels das industriell tiefste mit veröffentlichten Preisen. Die Plattform kostet 265 €/Monat im Starter und 580 €/Monat im Standard; Premium und Enterprise sind auf Anfrage.
Der Standard-Tarif ist die eigentliche Einstiegsstufe für ein Werk: erst dort gibt es Lagerverwaltung, Bestellverwaltung, Workflow-Automatisierung und die aktivierten IoT- und OEE-Frameworks. Bemerkenswert ist die Konfiguration nach EN 13306 — die Norm, die die Instandhaltungsbegriffe definiert. Das klingt nach Formalie und spart im Audit und in der Konzernabstimmung reale Wochen.
Ein Detail entscheidet aber über die Vergleichbarkeit: die Nutzerlizenzen kommen auf den Plattformpreis obendrauf und sind nirgends beziffert. Requester, Operator und Professional werden beschrieben, nicht bepreist. Der veröffentlichte Preis ist damit die halbe Rechnung.
Stärken
📐 Konfiguration nach EN 13306. Wer Kennzahlen konzernweit vergleichbar halten muss, spart sich damit eine Grundsatzdiskussion.
📦 Lagerverwaltung und Bestellverwaltung bereits im Standard-Tarif — im Panel keineswegs selbstverständlich.
📊 CMMS, OEE, IoT-Sensorik und KI in einer Plattform, für Werke, die Stillstände und Verfügbarkeit gemeinsam auswerten.
🇩🇪 Deutsche Niederlassung in Iserlohn, deutschsprachiger Vertrieb und Support, Import aus Excel oder SQL.
Schwächen
🧾 Halbe Preistransparenz. Plattform beziffert, Nutzerlizenzen nicht — die Gesamtkosten stehen erst nach dem Angebot fest.
📈 Der Starter-Tarif hat weder Lager noch Bestellwesen. Wer beides braucht, startet bei 580 €/Monat plus Lizenzen.
🔌 Integrationsframework und Web-Viewer erst ab Premium, und Premium hat keinen veröffentlichten Preis.
🇸🇪 Schwedische Produktentwicklung. Vertrieb und Support sind deutsch, die Roadmap folgt keiner DACH-Agenda.
Für wen? Fertigende Betriebe mit eigenem Ersatzteillager, die Instandhaltung und Anlageneffektivität in einem System auswerten wollen — und bereit sind, das Angebot für den Preisvergleich einzuholen.
3. isproNG — der fachlich vollständigste Klassiker
Überblick
isproNG der H&H Systems Software GmbH aus Thalheim bei Wels ist der Vollständigkeitssieger dieses Vergleichs. Anlagenstruktur mit CAFM-Zügen, Instandhaltungsplanung, Ersatzteilmanagement mit integriertem Einkaufsmodul, Lieferanten-, Dokumenten- und Projektmanagement, KPI-Dashboards, Webportal für Melder und Fremdfirmen, App für Android, iOS und Industrie-Handhelds mit QR-Code, NFC und Datenbrillen.
Die Referenzliste liest sich wie ein Querschnitt der DACH-Industrie, von Lebensmittelproduktion über Armaturenhersteller bis zu kommunalen Verkehrsbetrieben. Vertriebspartner in Deutschland und der Schweiz sichern die Betreuung außerhalb Österreichs ab.
Was fehlt, ist jede Form von Selbstbedienung: kein Preis, keine Testinstanz, kein Konfigurator. Die Auswahl beginnt zwangsläufig mit einem Termin.
Stärken
🧰 Ersatzteilmanagement mit integriertem Einkaufsmodul über den gesamten Beschaffungsprozess — im Panel die vollständigste Materialwirtschaft.
🏭 Rund 30 Jahre Referenzen im deutschsprachigen Raum, mit Vertriebs- und Implementierungspartnern in Deutschland und der Schweiz.
📲 Mobile Lösung bis hin zu Datenbrillen und Industrie-Handhelds, mit QR- und NFC-gesteuerten Aktionen.
🧩 Modulare Einführung: Start mit Anlagenstruktur und Instandhaltung, Ausbau später — ohne Systemwechsel.
Schwächen
💸 Keinerlei öffentliche Preisangabe und kein Selbsttest. Der Vergleich beginnt mit einem Vertriebsgespräch, nicht mit einer Tabelle.
🖥️ Client-Server-Architektur mit klassischer Oberfläche. Fachlich stark, bedientechnisch eine Generation hinter remberg oder Maintastic.
📚 Längere Einarbeitung. Ohne begleitende Beratung bleibt ein erheblicher Teil des Funktionsumfangs ungenutzt.
Für wen? Produzierende Betriebe und Infrastrukturbetreiber im DACH-Raum, die fachliche Tiefe und Materialwirtschaft über Oberflächenästhetik stellen — und ein Auswahlprojekt mit Vertriebsbeteiligung ohnehin eingeplant haben.
4. GreenGate GS-Service — wenn die Anlagen über das Land verteilt sind
Überblick
GreenGate aus Windeck an der Sieg entwickelt seit dem Jahr 2000 Software für die digitale Betriebsführung technischer Infrastruktur: Energieerzeuger, Netzbetreiber, Stadtwerke, Wasserwirtschaft, Straßenunterhalt, Entsorgung, Windenergie. Über 300 Kunden setzen die Lösung ein.
Das Kernkonzept ist die wiederverwendbare Tätigkeits- und Prüfschrittdefinition: einmal beschrieben, lassen sich daraus standardisierte Aufträge mit wenigen Klicks erzeugen. Für einen Betrieb, der zweihundertmal im Jahr dieselbe Ortsnetzstation prüft, ist das der eigentliche Hebel. Dazu kommt ein durchgängiger No-Code-/Low-Code-Ansatz — Anpassungen ohne Programmierung — sowie On-Premise- oder SaaS-Betrieb und uni- wie bidirektionale Schnittstellen bis hin zur SAP-Kopplung.
Stärken
⚡ Über 25 Jahre Branchenerfahrung bei Versorgern, Netzbetreibern und in der Windenergie. Auditoren im Energieumfeld kennen das System.
🚀 Standardisierte Blueprints verkürzen die Einführung gegenüber einem klassischen Individualprojekt.
🔌 On-Premise oder SaaS, mit dokumentierten Schnittstellen und SAP-Anbindung.
Schwächen
💸 Kein veröffentlichter Preis, kein Selbsttest, keine Testinstanz. Die Bewertung ist vollständig vertriebsgeführt.
🧨 Maximale Anpassbarkeit ist auch ein Risiko. Ohne Projektdisziplin entsteht ein Individualsystem mit Individualkosten und Individualpflege.
🏭 Für einen einzelnen Produktionsstandort überdimensioniert. Das Produkt ist auf verteilte Infrastruktur ausgelegt, nicht auf eine Halle.
Für wen? Stadtwerke, Netz- und Anlagenbetreiber, Wasserwirtschaft, Windparkbetreiber — überall dort, wo die Anlage nicht in der Halle steht, sondern im Gelände.
5. Loy & Hutz waveware — Instandhaltung und CAFM auf einer Datenbasis
Überblick
Loy & Hutz aus Freiburg im Breisgau ist mit Gründungsjahr 1987 der älteste Anbieter dieses Panels und mit über 1 000 Kunden einer der am breitesten verankerten: Konzerne, Mittelstand, Kommunen, Behörden, Kliniken. Die CAFM-Software wave Facilities umfasst über 80 Anwendungen auf der waveware-Plattform; waveware MOBILE arbeitet offline auf die gesamte Lösung.
Der Kaufgrund ist die gemeinsame Datenbasis: Anlage, Fläche, Vertrag, Dienstleister und Auftrag hängen zusammen, statt in vier Systemen zu liegen. Dokumentierte Schnittstellen zu SAP und zu Siemens Building X sind vorhanden, ein Systempartnernetz übernimmt Teile der Einführung.
Stärken
🏢 Instandhaltung und CAFM auf einer Datenbasis. Wer Prüffristen, Flächen und Wartungsverträge zusammen auswertet, spart sich eine Schnittstelle.
🏅 Seit 1987 am Markt, über 1 000 Kunden. Die Frage nach der Herstellerkontinuität stellt sich nicht.
📴 Offlinefähige Mobil-App — für Technikzentralen, Kellergeschosse und Tiefgaragen der entscheidende Punkt.
🔗 Schnittstellen zu SAP und Siemens Building X, dazu ein etabliertes Partnernetz.
Schwächen
💸 Keine öffentliche Preisliste. Die modulare Paketierung macht den Endpreis von der Modulauswahl abhängig und damit vorab kaum schätzbar.
🧭 Über 80 Anwendungen sind Versprechen und Warnung zugleich. Die Einführung ist ein Projekt mit Beratungsanteil, keine Selbstregistrierung.
🖱️ Die Oberfläche wirkt neben den jungen Cloud-Produkten schwerfällig. Bei der Akzeptanz im Team ist das ein realer Faktor.
📉 Für ein Werk mit 30 Maschinen und drei Instandhaltern deutlich überdimensioniert.
Für wen? Liegenschaftsverantwortliche in Konzernen, Kommunen, Behörden und Kliniken, die Gebäude, Technik und Instandhaltung nicht mehr getrennt verwalten wollen.
6. IFS Ultimo — die EAM-Referenz mit HSE im Kern
Überblick
IFS Ultimo ist seit 1988 im Enterprise Asset Management unterwegs und heute Teil des IFS-Portfolios. Die Plattform deckt Instandhaltung, Ersatzteile und Beschaffung, HSE, Fuhrpark, Infrastruktur-Assets und Medizintechnik ab, mit ausgeprägten Branchenpaketen für Chemie, Lebensmittel, Healthcare, Logistik und Versorger.
Der eigentliche Unterschied zu einem reinen CMMS liegt in der Verbindung von Instandhaltung und Arbeitssicherheit: Freigabescheine, Gefährdungsbeurteilung und Arbeitsauftrag hängen im selben Datensatz. Für Chemie und Pharma ist das der Kaufgrund, nicht ein Zusatzmodul.
Die Website ist vollständig deutschsprachig, Vertrieb und Partnernetz im DACH-Raum sind etabliert. Preise werden nicht veröffentlicht.
Stärken
🧪 Instandhaltung und Arbeitssicherheit in einem System — Freigabe, Gefährdungsbeurteilung und Auftrag hängen zusammen.
🏷️ Branchenpakete statt Universalkonfiguration, mit Referenzen in der DACH-Prozessindustrie.
🔌 Tiefe ERP- und Sensorik-Schnittstellen, inklusive der übrigen IFS-Produkte.
Schwächen
💸 Kein veröffentlichter Preis und kein Selbsttest. Budgetierung vor dem ersten Angebot ist Raterei.
🏗️ Ein EAM-Projekt ist ein IT-Programm, kein Softwarekauf. Datenmigration, Rollen und Prozesse binden interne Kapazität über Monate.
📦 Zu breit für den klassischen Mittelständler mit einer Halle — man bezahlt Module, die nie in Betrieb gehen.
Für wen? Anlagenintensive Betriebe in Chemie, Pharma, Lebensmittel, Healthcare und Versorgung, die Instandhaltung, HSE und Anlagenlebenszyklus konzernweit zusammenführen. Wenn der Schwerpunkt eher auf Arbeitsschutz als auf Instandhaltung liegt, lohnt zusätzlich unser Vergleich der Arbeitsschutzsoftware.
Maintastic aus Aachen — seit rund zehn Jahren am Markt — setzt seinen Schwerpunkt auf das, was zwischen den Menschen passiert. Arbeitsanweisungen und SOPs sind ein eigenständiges Modul, ergänzt um einen KI-Agenten und AR-gestützte Fernunterstützung direkt an der Maschine. Wenn das Erfahrungswissen im Team ungleich verteilt ist und die erfahrenen Kollegen in Rente gehen, adressiert das genau das richtige Problem.
Betrieben wird wahlweise in der Cloud oder On-Premise; White-Label-Optionen richten sich an Maschinenbauer, die ihren eigenen Kunden Service anbieten. Standardkonnektoren zu SAP und Salesforce sowie SSO stecken im Enterprise-Paket.
Die Lizenzseite nennt Modelle, aber keine Beträge: Standard ab fünf Vollnutzern, Enterprise ab zehn. Light-User, Cloud-Speicher über 50 GB, KI-Token, SMS-Token, API-Support und On-Premise werden als Add-ons berechnet.
Stärken
📘 Arbeitsanweisungen und SOPs als eigenes Modul. Erfahrungswissen wird strukturiert erfasst, statt in Köpfen zu bleiben.
🥽 AR-Fernunterstützung und KI-Agent an der Anlage. Der Kollege in der Nachtschicht bekommt Hilfe, ohne dass jemand hinfährt.
☁️ Cloud oder On-Premise, dazu White-Label — relevant für Maschinenbauer mit eigenem Servicegeschäft.
🔌 Standardkonnektoren zu SAP und Salesforce sowie SSO im Enterprise-Paket.
Schwächen
📦 Ersatzteil- und Bestellwesen sind auf den Produkt- und Lizenzseiten nicht ausgewiesen. Für ein Werk mit eigenem Lager ist das die erste Frage im Termin — und der Grund, warum wir das Produkt hier nicht als vollständige Instandhaltungssoftware führen.
💸 Kein einziger veröffentlichter Preis, dazu Mindestabnahmen von fünf bzw. zehn Vollnutzern. Für ein Zwei-Personen-Team fällt die Lösung damit aus.
🧾 Die Preisstruktur ist eine Add-on-Liste. Light-User, Speicher, KI-Token, SMS-Token, API-Support und On-Premise kommen einzeln dazu.
🔒 API, IoT, SSO und das Ticket-Webformular erst im Enterprise-Paket.
Für wen? Fertigungs- und Prozessbetriebe mit Wissenstransfer-Problem, die Materialwirtschaft ohnehin im ERP führen — und die Mindestabnahme von fünf Vollnutzern verkraften.
8. Wowflow — aus Wien, für den Gebäudealltag
Überblick
Wowflow wurde von ehemaligen Facility-Managern in Wien gebaut, ausdrücklich für den DACH-Raum, und über 100 Gebäudewartungsteams arbeiten damit. Die Module decken den Alltag ab: Meldungen und Tickets, Wartung und Instandhaltung, Anlagenmanagement, Gebäude und Arbeitsbereiche, Checklisten und Formulare, Equipment und Schlüssel, Partner und Dienstleister — dazu eine Offline-App, die aus einem Rundgang in unter einer Minute einen PDF-Bericht mit über 100 Fotos macht.
Die Preisliste ist vollständig veröffentlicht und zweiachsig. Lizenzseite: Auftraggeber und Dienstleister 0,00 €, Mitarbeiter 39,90 €, Manager/Admin 99,90 € je Lizenz und Monat bei jährlicher Vorauszahlung. Objektseite: 0,45 € je Anlage oder Gerät und Monat. Dazu eine individuelle Einmalzahlung für Einführung und Betreuung.
Diese zweite Achse wird beim Vergleich regelmäßig übersehen. 2 000 erfasste Anlagen bedeuten 10 800 € im Jahr — zusätzlich zu den Lizenzen.
Stärken
💶 Vollständig veröffentlichte Preise plus 14-tägiger Selbsttest ohne Vertriebstermin.
🆓 Auftraggeber und Dienstleister kosten 0 € je Lizenz. Mieter, Hausverwaltungen und Fremdfirmen lassen sich einbinden, ohne die Rechnung zu treiben.
📸 Offline-App mit Fotodokumentation und PDF-Bericht. Der Arbeitsnachweis entsteht vor Ort, nicht abends im Büro.
🔑 Checklisten, Formulare und Schlüsselverwaltung decken den Hausmeister- und Reinigungsalltag ohne Zusatzmodul ab.
Schwächen
📦 Kein Ersatzteillager, keine Beschaffung. Als Ersatz für eine Werks-Instandhaltungssoftware ist Wowflow nicht gedacht — und wirbt auch nicht damit.
💸 Die Objektpreisachse skaliert unangenehm. 0,45 € je Anlage und Monat sind bei 2 000 Anlagen 10 800 € im Jahr, zusätzlich zu den Lizenzen.
📄 Mindestlaufzeit ein Jahr, viele Kunden schließen drei Jahre ab, Kündigung erst mit drei Monaten Frist nach Ablauf.
🏢 Junger Anbieter mit gut 100 Kundenteams. Für eine Konzernausschreibung ist das ein Gesprächspunkt.
Für wen? Hausverwaltungen, Hausmeisterdienste, Gebäudereinigung und kleinere FM-Teams, die morgen anfangen wollen und deren Anlagenbestand überschaubar bleibt.
9. Hoppe Wartungsplaner — der günstigste Prüffristenplaner im Panel
Überblick
Der Wartungsplaner der HOPPE Unternehmensberatung aus Heusenstamm ist keine Instandhaltungssoftware im Sinne der übrigen Produkte — und will es auch nicht sein. Er ist ein Prüf- und Wartungsfristenplaner, und in dieser Rolle das mit Abstand günstigste Produkt hier.
Die Preisliste steht offen im Netz und ist ein Einmalkauf: Starter-Lizenz (Einzelplatz) 195 € netto, Zusatz-Lizenz für den Netzwerkeinsatz 395 €, 20er-Staffel 5.900 €, 50er-Staffel 9.900 €. Ausdrücklich: „Keine Miete, keine monatlichen Gebühren.“ Das Gefahrstoffmodul nach GefStoffV kostet 125 €, das elektronische Verbandbuch 195 €.
Ein Alleinstellungsmerkmal für die Elektroprüfung: die Elektroschnittstelle übernimmt Messprotokolle aus Fluke- und Gossen-Metrawatt-Prüfgeräten direkt in den Wartungsplaner. Wer DGUV-V3-Prüfungen in nennenswerter Stückzahl selbst durchführt, spart damit die Abtipparbeit — für 1.950 € netto.
Stärken
🧾 Veröffentlichte Preisliste und Einmalkauf statt Abo. Für Betriebe mit Investitions- statt Betriebskostenbudget ein echtes Argument.
💶 Einstieg bei 195 € netto, plus kostenlose Demoversion ohne Vertriebsgespräch.
⚡ Direkte Übernahme der Messprotokolle aus Fluke- und Gossen-Metrawatt-Prüfgeräten — im Panel einzigartig.
☣️ Gefahrstoffkataster nach GefStoffV und elektronisches Verbandbuch als günstige Zusatzmodule.
Schwächen
🚫 Keine Instandhaltungssoftware. Keine Auftragsplanung, kein Ersatzteillager, keine Beschaffung, keine Kostenerfassung je Anlage.
🖥️ Lizenz an PC-Name plus Windows-Login gebunden. Ein Windows-Denkmodell, das mit gemischten Geräteflotten, Tablets und Homeoffice kollidiert.
💸 Die Zusatzmodule sind teurer als das Grundprodukt. APP-Interface, E-Mail-Center und Elektroschnittstelle kosten je 1.950 € netto — das Zehnfache der Starter-Lizenz.
📊 Auswertungen, Mehrstandortfähigkeit und Schnittstellen bleiben deutlich hinter jedem Cloud-Produkt zurück.
Für wen? Kleine und mittlere Betriebe, Handwerk und Sicherheitsfachkräfte, deren einziges reales Problem die Prüffristen sind — und die keine Abo-Kosten wollen. Für dasselbe Problem in mobiler und mehrbenutzerfähiger Form lohnt der Blick in unseren Vergleich der Software für die Prüfung von Arbeitsmitteln.
10. Timly — Betriebsmittel im Griff, Instandhaltung nur am Rand
Überblick
Timly der Timly Software AG aus Zürich beantwortet die Frage „Wo ist das Gerät und wann ist es fällig?“ besser als jedes andere Produkt hier — und die Frage „Wie plane ich meine Instandhaltung?“ schlechter als die meisten. Das ist keine Kritik, sondern die Positionierung: Inventar- und Geräteverwaltung mit Wartungsticketing, nicht Instandhaltungsplanung.
Für verteilte Betriebsmittel ist das oft genau richtig. Baustellen, Schulen, kommunale Fuhrparks, IT-Ausstattung: QR-Code-Erfassung, Check-in und Check-out, Fristenüberwachung, Lagerverwaltung, Inventurprozesse, internes Bestellsystem — und Echtzeit-Ortung per GPS und Bluetooth, was im Panel niemand sonst bietet.
Die Preise stehen öffentlich: ESSENTIAL+ 195 €/Monat, PROFESSIONAL 495 €/Monat, ENTERPRISE auf Anfrage. Abgerechnet wird nach Paket, nicht nach Nutzerzahl. Datenverarbeitung in Deutschland, Hosting in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren.
Stärken
💶 Veröffentlichte Paketpreise ohne Nutzerstaffelung. Die Rechnung wächst nicht mit jedem zusätzlichen Kollegen.
📍 Echtzeit-Ortung per GPS und Bluetooth zusätzlich zum QR-Code — für Baustellen und Fuhrparks der eigentliche Unterschied.
🔒 Datenverarbeitung in Deutschland, ISO-27001-zertifiziertes Hosting. Die Datenschutzprüfung fällt kurz aus.
📦 Fristen, Zuweisung, Lager und internes Bestellwesen für Betriebsmittel in einem Werkzeug.
Schwächen
🔧 Keine Instandhaltungsplanung. Auftragsplanung, Plantafel und Kostenrechnung einer Instandhaltungsabteilung fehlen.
🚪 Kein Selbsttest. Der Zugang läuft über „Demo buchen“, also über den Vertrieb.
💸 Der Einstieg liegt bei 195 €/Monat unabhängig von der Größe. Für zehn zu verwaltende Geräte ist das der teuerste Weg im Panel.
📶 Vergleichsportale melden das Fehlen eines Offline-Modus. Bei Kellern, Technikzentralen und Funklöchern gehört das auf die Testliste — und in den Vertrag.
GearTracker ist keine Instandhaltungssoftware, und dieser Vergleich bewertet das Produkt entsprechend. Es gibt keine geplanten Arbeitsaufträge, kein Ersatzteillager, keine Beschaffung und keine Einsatzplanung. Abgedeckt wird der Ausschnitt, den die meisten Systeme stiefmütterlich behandeln: das Einzelschicksal eines prüfpflichtigen Gegenstands — Prüfung, Reparatur, wem er zugewiesen ist, und ob diese Person die Qualifikation dafür noch besitzt.
Das Preismodell dreht die Ökonomie der Kategorie um: abgerechnet wird je Gerät, nicht je Nutzer, mit unbegrenzt vielen Benutzern in jedem Tarif. Kostenlos bis 100 Geräte; darüber 0,85 € je Gerät und Jahr — 100 Geräte kosten 85 € im Jahr, 1 000 Geräte 850 €, danach degressiv auf 0,65 € bei 10.000 und 0,60 € bei 20.000 Geräten. Wer monatlich zahlen will, beginnt bei 7,80 €.
Für DACH-Betriebe interessant: die Oberfläche ist deutschsprachig, der Katalog enthält tausende vorausgefüllte Herstellerreferenzen, NFC- und Barcode-Scan sind eingebaut, und die Fristenbenachrichtigung läuft per E-Mail.
Stärken
🆓 Dauerhaft kostenlos bis 100 Geräte, danach 0,85 € je Gerät und Jahr — und unbegrenzt viele Benutzer in jedem Tarif.
💶 Abrechnung je Gerät statt je Nutzer. Hundert Monteure kosten so viel wie einer, was die Zugangsfrage entschärft.
📱 Herstellerkatalog mit tausenden Referenzen, NFC- und Barcode-Scan, Fristenbenachrichtigung per E-Mail.
👤 Als einziges Werkzeug hier verknüpft es Gerät, Zuweisung, Schulung und Qualifikation in einem Datensatz.
Schwächen
🚫 Kein Ersatz für eine Instandhaltungssoftware: keine geplanten Arbeitsaufträge, kein Ersatzteillager, keine Beschaffung, keine Einsatzplanung.
☎️ Telefonsupport nur auf Englisch und Französisch — und nur im Custom-Tarif. Wer deutschsprachigen Telefonsupport als Vergabekriterium führt, scheidet hier aus.
📋 Keine vorkonfigurierten Prüfvorlagen nach BetrSichV oder DGUV Vorschrift 3. Checklisten sind wiederverwendbar, aber selbst zu erstellen.
🔌 Keine dokumentierte öffentliche API und keine ERP- oder SAP-Schnittstelle. Der Austausch läuft über CSV- und Excel-Export.
🏢 Junger, kleiner Anbieter gegenüber Loy & Hutz (seit 1987), IFS Ultimo (seit 1988) und GreenGate (seit 2000). Die Frage nach der Herstellerkontinuität gehört in jede Vergabeprüfung.
Unsere Methodik: sieben Kriterien, überprüfbare Fakten, redaktionelle Noten
Jedes Produkt bekommt auf sieben Kriterien eine Note von 0 bis 10. Die Profile ändern ausschließlich, wie stark diese Noten gewichtet werden — nie die Noten selbst:
Daten & Schnittstellen — Kennzahlen, Auswertungen, Mehrstandort, API, ERP/SAP/MES/IoT, BI, Datenhaltung in Europa.
Einführung & Support — Datenübernahme, Onboarding, Dokumentation, Zeit bis zum Nutzen, deutschsprachiger Support.
Wie die Noten entstanden sind. Zuerst haben wir das Vorhandensein jeder Funktion auf den offiziellen Produkt- und Preisseiten geprüft. Danach haben wir abgewertet: Tarifgrenzen, Funktionen, die nur als kostenpflichtige Option existieren, Mindestabnahmen — und fehlende Preisveröffentlichung. Bewertungsportale fließen nicht in die Noten ein. Eine Zahl von Bewertungen misst vor allem, wie lange ein Anbieter schon verkauft, und benachteiligt junge Produkte systematisch.
Die Noten je Kriterium bleiben eine redaktionelle Einschätzung — es existiert kein öffentlicher Standard, der eine Funktionsliste in eine Note von 0 bis 10 überführt. Sie werden genau deshalb angezeigt und sind neu gewichtbar: damit Sie unserer Reihenfolge mit Ihren eigenen Prioritäten widersprechen können. Die Funktionen und Preise dagegen hängen an den Quellen unten.
Kundenzahlen, Einführungsdauern und versprochene Effizienzgewinne sind Anbieterangaben und hier nicht geprüft.
Preise stehen in der Währung, die der Anbieter selbst veröffentlicht. Umgerechnet wird nichts: Kurse und Steuersätze bewegen sich.
Die Hoppe-Preise sind Nettopreise zzgl. 19 % MwSt., weil der Anbieter sie so ausweist. Alle übrigen Beträge sind so wiedergegeben, wie sie auf der jeweiligen Preisseite stehen.
„Kostenlose Demo“ ist nicht „kostenloser Test“. Unser Filter akzeptiert nur Testzugänge und Gratistarife, die sich ohne Vertriebsprozess starten lassen.
Angebotsbasierte Preismodelle schwanken erheblich mit Rollenmix, Standorten, Anlagenzahl, Schnittstellen, Datenmigration, SLA und Vertragslaufzeit.
Wir haben für angebotsbasierte Produkte keine Preise erfunden und ältere Preislisten verworfen, wo eine aktuelle offizielle Seite sie ersetzt.
💵 Was eine Instandhaltungssoftware wirklich kostet
Der Nutzerpreis ist eine Zeile der Rechnung. Um zwei Angebote zu vergleichen, rechnen Sie über drei Jahre:
Einführung — Konzeption, Konfiguration, Import, Bereinigung und Anreicherung des Anlagenstamms. Der Anlagenstamm ist fast immer der teuerste Posten und fast immer der unterschätzte.
Veränderungsbegleitung — Schulung, Multiplikatoren im Werk, und die Arbeitszeit der Anwender selbst.
Betrieb — Support, Pflege der Schnittstellen, fachliche Administration, Datenqualität.
Ausstieg — vollständiger Export, Formate der Anhänge, Reversibilität, Migrationsunterstützung.
Ein Rechenbeispiel mit veröffentlichten Preisen. Sechs Nutzer auf remberg PREMIUM sind 270 €/Monat — plus beliebig viele kostenlose Melder. MaintMaster Standard kostet 580 €/Monat allein für die Plattform, die sechs Nutzerlizenzen kommen obendrauf und sind nicht beziffert. Wowflow mit einem Admin, fünf Mitarbeitern und 800 erfassten Anlagen ergibt 99,90 € + 199,50 € + 360 € = 659,40 €/Monat. Timly PROFESSIONAL sind 495 €/Monat unabhängig von der Nutzerzahl. GearTracker mit 800 Geräten kostet 680 € — im Jahr, allerdings für einen deutlich schmaleren Funktionsumfang.
Diese Zahlen sind nicht austauschbar, weil die enthaltenen Rechte und Funktionen weit auseinanderliegen. Fordern Sie Angebote grundsätzlich gegen dieselbe Rollenmatrix und denselben Funktionsumfang an — sonst vergleichen Sie Preisniveaus, nicht Produkte.
🧪 So testen Sie, was eine Demo nicht zeigen kann
Eine Anbieterdemo zeigt das Produkt in einer perfekten Umgebung. Ein brauchbarer Pilot beginnt bei Ihren Daten und Ihren Ärgernissen:
Importieren Sie 50 bis 100 echte Anlagen mit Hierarchie, Kritikalität, Dokumenten und Zählern.
Fahren Sie einen vollständigen Zyklus: Meldung, Diagnose, Planung, Material, Ausführung im Offline-Modus, Rückmeldung, Kosten.
Legen Sie einen kalenderbasierten und einen zählerbasierten Wartungsplan an; prüfen Sie Verschiebungen, Konflikte und Erinnerungen.
Simulieren Sie eine Materialentnahme ohne Bestand und eine Bestellung.
Erzeugen Sie einen Prüfnachweis nach § 14 BetrSichV: datiert, mit Name der befähigten Person, aus der App heraus — und rufen Sie ihn danach auf dem Handy ab, so wie es bei einer Kontrolle passieren würde.
Beteiligen Sie echte Instandhalter, Melder und Planer — nicht nur das Projektteam.
Exportieren Sie Ihre Daten und Anhänge, um die Reversibilität zu testen. Wer das erst beim Anbieterwechsel probiert, probiert es zu spät.
Messen Sie fünf Kennzahlen vorher und nachher: Termintreue der Wartungspläne, Rückstand, Reaktionszeit, Qualität der Auftragsrückmeldung, Bestandsgenauigkeit.
Der beste Pilot ist nicht der, in dem alles funktioniert. Es ist der, der die Kompromisse des Produkts sichtbar macht, bevor Sie unterschreiben.
🤔 Sieben Fragen vor der Entscheidung
Welches Problem kommt zuerst? Störungen, Vorbeugung, Ersatzteile, Prüfnachweise, Fremdfirmen oder Kosten. Ohne Priorität wird der Anforderungskatalog unendlich.
Wer erfasst was? Wenn der Instandhalter Aufträge nicht abschließt und Materialentnahmen nicht bucht, ist jede spätere Kennzahl falsch.
Ist der Offline-Modus echt? Testen Sie Anlegen, Ändern, Fotos, Material und Synchronisation im Flugmodus. Und prüfen Sie, in welchem Tarif er steckt.
Welche Rollen werden berechnet? Melder, Fremdfirma und Instandhalter haben unterschiedliche Bedürfnisse. Akzeptieren Sie kein Angebot ohne Rechtematrix — und fragen Sie nach der zweiten Preisachse, falls es eine gibt.
Was heißt „API verfügbar“ genau? Es kann ein Enterprise-Modul bedeuten, ein Aufrufkontingent oder ein kostenpflichtiges Integrationsprojekt.
Cloud oder On-Premise? Die Cloud vereinfacht den Betrieb; On-Premise beantwortet manche industrielle Anforderung, verlagert die technische Pflege aber zu Ihnen. Fragen Sie beim SaaS-Angebot nach dem Ort der Datenhaltung — bei einer Behörde oder Klinik entscheidet das den Vergabefall.
Wie bekommen Sie Ihre Daten zurück? Formate, Anhänge, Historie, Exportfrequenz und Ausstiegsunterstützung gehören in den Vertrag, nicht in eine E-Mail.
🌍 Die internationalen Namen — und warum sie hier nicht im Ranking stehen
Wer „beste Instandhaltungssoftware“ sucht, stößt zwangsläufig auf MaintainX, Limble, Fiix, UpKeep, eMaint, ManWinWin, Infraspeak und Brightly. Das sind zum Teil ausgezeichnete Produkte — MaintainX hat die wohl beste mobile Bedienung der ganzen Kategorie, Limble einen ausgeprägten Ruf für Einführungsbegleitung und Kundenbetreuung. Sie stehen hier trotzdem nicht im Ranking, und der Grund ist überprüfbar statt geschmäcklerisch.
Der Test. Wir haben am 19. August 2026 für jedes Produkt geprüft, ob es eine deutschsprachige Website betreibt: Aufruf der Pfade /de/ und /de-de/ und Auswertung der hreflang-Alternativen der Startseite. Das Ergebnis:
Eine Korrektur an unserer eigenen Recherche:eMaint ist die Ausnahme. Der Fluke-Reliability-Anbieter betreibt heute eine durchgängig deutschsprachige Website — und veröffentlicht dort im Gegensatz zur englischen Fassung sogar Preise: „Professionell“ 80 € pro Benutzer/Monat bei 3 Benutzern Minimum, „Enterprise“ benutzerdefiniert bei 5 Benutzern Minimum. Funktional ist das ein Vollsystem mit Ersatzteilbestand, Bestellwesen, Offline-App, elektronischen Signaturen, Kalibrierungen und — selten — Computersystemvalidierung für regulierte Umgebungen. Wir haben eMaint für diese Ausgabe nicht mehr nachbewertet und nehmen es in die Neubewertung der nächsten Aktualisierung auf. Wer in Pharma, Life Sciences oder Lebensmittel unterwegs ist und eine validierbare Instandhaltungsdokumentation braucht, sollte es jetzt schon auf die Shortlist setzen.
Warum die Sprachfrage im DACH-Raum konkret zählt. Es geht nicht um Patriotismus, sondern um vier Punkte, die im Projekt Geld und Zeit kosten:
Einführung und Support. Ein Instandhalter, der seit 30 Jahren Anlagen repariert, sollte die Software nicht auf Englisch lernen müssen. Genau an dieser Stelle scheitert die Akzeptanz — und Akzeptanz ist der Faktor, der über den Nutzen eines CMMS entscheidet.
Dokumentation, die Dritte lesen müssen. Ein Prüfnachweis, eine Verfahrensanweisung oder ein Auditbericht wird von Menschen gelesen, die kein Softwareprojekt begleitet haben: Aufsichtsbehörde, Berufsgenossenschaft, externer Auditor, Betriebsrat. Ein englischsprachiger Systemausdruck ist dort kein K.-o.-Kriterium, aber verlässlich eine Rückfrage.
Vertrag und Rechnung. Vertragspartner in Deutschland, Rechnung mit deutscher USt-Regelung, Gerichtsstand, Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO und ein Ansprechpartner in mitteleuropäischer Zeitzone — im öffentlichen Sektor und in Konzernen sind das formale Vergabekriterien, keine Bequemlichkeit.
Kennt der Anbieter überhaupt BetrSichV und DGUV Vorschrift 3? Ein Produkt, das um OSHA-Recordkeeping oder um LOLER herum gebaut wurde, bildet Prüffristen anders ab als eines, das die Fristenfestlegung aus der Gefährdungsbeurteilung nach § 3 BetrSichV kennt. Das ist keine Übersetzungsfrage, sondern eine Datenmodellfrage.
Und wann das trotzdem egal ist. Wenn Ihr Instandhaltungsteam ohnehin auf Englisch arbeitet — internationale Konzernstruktur, englische Werksprache, Engineering-Team mit englischen Prozessen —, dann ist keiner dieser vier Punkte ein Ausschlussgrund. In diesem Fall sind MaintainX und Limble ernsthafte Kandidaten — beide veröffentlichen ihre Funktionsmatrix vollständig, und MaintainX zusätzlich seine Preisliste. Wir haben sie hier nicht ausgeschlossen, weil sie schlecht wären, sondern weil dieser Vergleich für einen Instandhaltungs- oder Facility-Manager im DACH-Raum geschrieben ist — und ein Ranking, das deutschsprachige Einführung und Support mitbewertet, sie unfair benachteiligen würde, statt die Frage offen zu stellen.
Weitere ernstzunehmende Anbieter, die wir nicht eingeordnet haben
Dieser Vergleich erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Je nach Branche und Größe lohnt zusätzlich der Blick auf:
SAP PM / SAP EAM — im deutschen Konzernumfeld der stille Marktführer. Wir haben es nicht eingeordnet, weil es kein eigenständig kaufbares Produkt ist: Preis und Funktionsumfang hängen am bestehenden SAP-Vertrag. Wenn SAP im Haus ist, ist die erste ehrliche Frage nicht „welches CMMS?“, sondern „warum reicht PM nicht?“.
imaso maintenance (ccc software, Leipzig), TOM (Zwickau), FAKOS (Chemnitz), MagPlan (Schramberg) — etablierte deutsche Mittelstandsprodukte mit langer Referenzliste.
MAIN-TOOL, comain.cloud, WAKU Care, flowdit, osapiens CMMS unter den jüngeren deutschen Cloud-Anbietern.
IBM Maximo, Hexagon EAM, AVEVA für sehr große Anlagenbestände und komplexe IT-Landschaften.
Planon, Archibus, Spacewell, Eptura für IWMS- und immobiliengetriebene Projekte.
Praxedo, Synchroteam, ServiceTitan wenn der eigentliche Bedarf Einsatzdisposition im technischen Außendienst ist und nicht Anlageninstandhaltung.
Wir haben sie nicht eingeordnet, weil wir ihre aktuellen Preislisten, Tarifgrenzen und DACH-Verfügbarkeit nicht im selben Maßstab prüfen konnten. Ihr Fehlen ist kein Qualitätsurteil.
❓ Häufige Fragen
Ist eine Instandhaltungssoftware gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Keine Software ist vorgeschrieben. Vorgeschrieben ist, dass Arbeitsmittel sicher verwendbar bleiben, dass Prüfungen durch eine zur Prüfung befähigte Person erfolgen und dass das Ergebnis nach § 14 BetrSichV aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird. Eine Software ist ein Weg, diese Pflicht zu planen und zu belegen — sie ist kein Nachweis für sich.
Wer legt die Prüffristen fest?
Sie selbst, im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung nach § 3 BetrSichV — und Sie dokumentieren die Festlegung. Für einen Teil der Arbeitsmittel setzt Anhang 3 der BetrSichV Höchstfristen, die Sie nicht überschreiten dürfen, etwa die jährliche Prüfung von Kranen durch eine befähigte Person. Eine amtliche Fristentabelle für alles gibt es nicht. Genau deshalb ist die Fristenverwaltung eine Kernfunktion und keine Nebensache.
Gibt es eine wirklich kostenlose Instandhaltungssoftware?
Mit Einschränkungen, ja. remberg FREE ist dauerhaft kostenlos, mit unbegrenzten Anlagen, Meldungen und Aufträgen sowie offlinefähiger App — Ersatzteilverwaltung, Plantafel und API fehlen. Wowflow bietet Auftraggeber- und Dienstleisterlizenzen für 0 €, allerdings mit drei Tickets im Monat. GearTracker ist bis 100 Geräte kostenlos, mit unbegrenzt vielen Benutzern, ist aber keine Instandhaltungssoftware.
Welche Software passt zu einem kleinen Betrieb?
remberg, wenn mobile Akzeptanz das Thema ist und der ESSENTIAL- oder PREMIUM-Tarif ins Budget passt. Der Hoppe Wartungsplaner, wenn es ausschließlich um Prüffristen geht und ein Einmalkauf gewünscht ist. Wowflow, wenn es um Gebäude und Dienstleister geht. Timly, wenn das Problem eher „wo ist das Gerät“ als „wie plane ich die Wartung“ lautet.
Welche Software passt zu einem Industriekonzern?
IFS Ultimo für Anlagenlebenszyklus und HSE in einem System, isproNG für maximale fachliche Tiefe mit Materialwirtschaft, GreenGate für verteilte technische Infrastruktur, Loy & Hutz wenn Gebäude und Anlagen zusammengehören. Die Entscheidung fällt in dieser Klasse fast nie über Funktionslisten, sondern über ERP-Integration, Mehrstandort-Governance und Datenmigration.
Was ist der Unterschied zwischen CMMS und CAFM?
Ein CMMS plant und dokumentiert Instandhaltungsarbeit an technischen Anlagen. Ein CAFM-System verwaltet zusätzlich das Gebäude selbst: Flächen, Belegung, Reinigung, Verträge, Umzüge, Energie. Die Instandhaltung ist dort ein Modul von vielen. Loy & Hutz kommt aus der CAFM-Welt, isproNG und MaintMaster aus der Instandhaltung — und man merkt es beiden an.
Ersetzt eine Instandhaltungssoftware die Prüfsoftware?
Nicht automatisch. Eine Instandhaltungssoftware plant Arbeit; eine Prüfsoftware erzeugt den Nachweis, dass eine befähigte Person einen bestimmten Gegenstand an einem bestimmten Tag gegen definierte Kriterien geprüft hat. Manche Systeme können beides, viele nur eines gut. Siehe dazu unseren Vergleich der Software für die Prüfung von Arbeitsmitteln.
Kann eine Instandhaltungssoftware PSA verwalten?
Technisch ja, als Anlagen oder Lagerartikel. Praktisch selten gut: die individuelle Zuweisung an eine Person, die Prüfhistorie je Einzelstück, die Herstellermodelle und die Qualifikation des Trägers bildet kaum ein CMMS sauber ab. Für diesen Ausschnitt ergänzt ein Werkzeug wie GearTracker die Instandhaltungssoftware, statt mit ihr zu konkurrieren.
🚀 Fazit
Für die meisten mittelständischen Instandhaltungsteams im DACH-Raum ist remberg der vernünftige Ausgangspunkt: das einzige Produkt hier, dessen Akzeptanz nicht in Frage steht und dessen Preise vollständig veröffentlicht sind — solange Ihre Materialwirtschaft im ERP bleibt. Wer ein eigenes Ersatzteillager mit Bestellwesen braucht, landet bei MaintMaster oder isproNG, und akzeptiert dafür ein Angebot statt einer Preisliste.
Für verteilte technische Infrastruktur — Netze, Wasser, Wind — ist GreenGate die branchennächste Wahl. Für Liegenschaften mit Gebäudetechnik verbindet Loy & Hutz Instandhaltung und CAFM auf einer Datenbasis. Für Chemie, Pharma und Prozessindustrie, wo Arbeitssicherheit und Instandhaltung nicht trennbar sind, führt der Weg zu IFS Ultimo.
Im Gebäudealltag ist Wowflow die pragmatischste Wahl, solange der Anlagenbestand überschaubar bleibt — die Objektpreisachse muss man rechnen. Für reine Prüffristen ist der Hoppe Wartungsplaner unschlagbar günstig, und für verteilte Betriebsmittel ist Timly das präziseste Werkzeug.
Und wenn Ihr eigentliches Problem prüfpflichtige Ausrüstung, PSA und Qualifikationen sind statt Auftragsplanung: kaufen Sie keine zu große Instandhaltungssoftware. GearTracker trifft diesen Bedarf genauer und lässt sich neben jedes der obigen Systeme stellen.
Die richtige Wahl fällt nicht aus einem festen Siegertreppchen. Nutzen Sie den interaktiven Vergleich, setzen Sie danach Ihre zwei Finalisten demselben Pilotverfahren aus — mit Ihren Anlagen, Ihren Instandhaltern und Ihren Szenarien.