🔐 Vergleich 2026:
Welche Software zur Betriebsmittelverwaltung ist die beste?

Stand: 19. August 2026 — alle Preise auf der jeweiligen Anbieterseite geprüft. Wo ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht, steht das hier ausdrücklich so.

✅ Was das Gesetz verlangt — und was es nicht verlangt

Keine deutsche, österreichische oder schweizerische Vorschrift schreibt vor, Software zu kaufen. Verlangt wird etwas anderes, und das ist der Grund, warum Excel irgendwann kippt: die Prüfung muss stattfinden, sie muss von der richtigen Person durchgeführt werden, sie muss aufgezeichnet werden — und der Nachweis muss dort verfügbar sein, wo das Arbeitsmittel benutzt wird.

Vier Pflichten strukturieren jede Kaufentscheidung in diesem Markt:

• Die Frist ermitteln Sie selbst. § 3 Abs. 6 BetrSichV verpflichtet den Arbeitgeber, Art, Umfang und Fristen der wiederkehrenden Prüfungen aus der Gefährdungsbeurteilung abzuleiten. Für allgemeine Arbeitsmittel nennt die Verordnung keine Kalenderfrist. Auch die viel zitierte Tabelle 1B der DGUV Vorschrift 3 enthält ausdrücklich nur Richtwerte — 6 Monate für ortsveränderliche Betriebsmittel, 3 Monate auf Baustellen —, die eine abweichende Gefährdungsbeurteilung schlägt. Eine Software, die Fristen fest verdrahtet statt sie pro Betriebsmittelgruppe konfigurierbar zu machen, arbeitet gegen die Verordnung, nicht mit ihr.
• Die Aufzeichnung hat einen Mindestinhalt. § 14 Abs. 7 BetrSichV: „Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass das Ergebnis der Prüfung nach den Absätzen 1 bis 4 aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird.” Was hineingehört, konkretisiert TRBS 1201 Nr. 8.3: Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person — bei rein elektronischer Übermittlung die elektronische Signatur. Elektronische Aufbewahrung ist ausdrücklich zulässig.
• Der Nachweis muss mitreisen. § 14 Abs. 7 Sätze 3 und 4: Bei wechselnden Betriebsorten ist am Einsatzort ein Nachweis der letzten Prüfung vorzuhalten — und ohne diesen Nachweis darf das Arbeitsmittel dort nicht verwendet werden. Genau diese Pflicht entscheidet Baustellen-Audits, und genau sie erklärt, warum QR- oder NFC-Etiketten am Gerät kein Spielzeug sind.
• Zwei verschiedene Qualifikationen, und sie werden ständig verwechselt. Arbeitsmittel prüft die zur Prüfung befähigte Person nach TRBS 1203 (einschlägige technische Berufsausbildung, Berufserfahrung, zeitnahe Prüfpraxis). PSA gegen Absturz prüft die sachkundige Person nach DGUV Regel 112-198 in Verbindung mit DGUV Grundsatz 312-906 — eine andere Kategorie, weil die BetrSichV Arbeitsmittel regelt und nicht PSA. Wer beides im selben System führt, braucht ein System, das beide Rollen sauber trennt.

Für PSA gegen Absturz kommt der einzige harte Kalenderwert dieses Themenfelds hinzu. DGUV Regel 112-198 Nr. 10.3.2 verlangt, die Ausrüstung „nach Bedarf, mindestens jedoch alle 12 Monate, auf einwandfreien Zustand durch eine sachkundige Person prüfen zu lassen” — zusätzlich zur Sichtprüfung durch die Benutzerin oder den Benutzer vor jeder Benutzung (Nr. 10.3.1). Und über allem steht § 5 Abs. 1 ArbSchG: „Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.”

Merksatz für die Ausschreibung: Die Software ist nicht das Compliance-Objekt. Der Nachweis ist es. Bewerten Sie jedes Produkt danach, ob ein einzelner Prüfdatensatz die fünf Pflichtangaben trägt und ob er sich am Einsatzort in Sekunden vorzeigen lässt.

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🧭 Vier verschiedene Probleme unter einem Kategorienamen

„Betriebsmittelverwaltung” wird als eine Kategorie verkauft. Es sind vier, und der Kauf aus der falschen Familie ist der teuerste Fehler in diesem Markt:

• Bestand und Ausgabe — wo ist es, wer hat es, wann kommt es zurück. Das Problem eines gemeinsamen Pools: Werkzeuge, Messgeräte, Laptops, Leihmaterial.
• Prüfung und Rechtssicherheit — ist es noch verwendbar, wann wurde es zuletzt geprüft, von wem, gegen welche Kriterien. Das Problem prüfpflichtiger Ausrüstung: PSA, Anschlagmittel, Hebezeuge, Leitern.
• Instandhaltung und Kosten — was hat es gekostet, was kostet es seither, wann ist es zu ersetzen, welche Kostenstelle trägt es. Das Problem von Instandhaltung und Controlling.
• Fuhrpark und Auslastung — Betriebsstunden, Kilometer, Service, Kraftstoff. Das Problem von Fahrzeugen und schwerem Gerät.

Ein Produkt für Bestand und Ausgabe lässt Sie klaglos eine Prüfung eintragen. Es wird Ihnen nicht sagen, dass die Prüfung unbrauchbar war, weil die prüfende Person nicht befähigt im Sinne der TRBS 1203 war oder weil das Prüfprotokoll den Prüfumfang nicht ausweist.

Klären Sie vor dem Vergleich, welches der vier Probleme Ihres ist. Geht es Ihnen im Kern um wiederkehrende Prüfungen, führt der Leitfaden zur Software für die Prüfung von Arbeitsmitteln weiter. Ist Ihr Problem eigentlich geplante Instandhaltung, siehe den Vergleich der Instandhaltungssoftware. Geht es um Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Vorfälle, siehe den Vergleich der Arbeitsschutzsoftware.

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📋 Der gemeinsame Sockel: was jedes Produkt hier kann

Alle neun Produkte decken dieselbe Grundlage ab — sie ist deshalb kein Unterscheidungsmerkmal:

• 📦 ein Betriebsmittelverzeichnis mit eigenen Feldern
• 📱 Identifikation per Barcode, QR-Code oder NFC vom Smartphone aus
• 👤 Zuordnung zu Person, Standort, Fahrzeug oder Auftrag
• ⏰ terminierte Erinnerungen vor Ablauf einer Frist
• 📄 Anhänge für Dokumente und Fotos
• 📊 Tabellenimport für den Start, Export für den Ausstieg

Bewerten Sie, was darüber hinaus passiert — und vor allem, wonach die Lizenz zählt. In dieser Kategorie schwankt die Abrechnungsgröße stärker als in jeder benachbarten.

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1. GearTracker — der günstigste Weg, großen Bestand und große Belegschaft gleichzeitig abzudecken

GearTracker rechnet pro Gerät ab, nicht pro Benutzer: kostenlos bis 100 Geräte, danach 0,85 € pro Gerät und Jahr bei jährlicher Zahlung — und unbegrenzte Benutzer in jedem Plan, auch im kostenlosen. Der PRO-Plan reicht bis 20.000 Geräte, darüber greift Custom. Bei monatlicher Zahlung liegt der Preis rund 10 % höher. Für 500 Ausrüstungen weist die Preisseite selbst rund 35 € im Monat aus — das sind 420 € im Jahr für einen Bestand, den ein Wettbewerber mit Kopfpauschale kaum unter dem Vierfachen abbildet. In einer Kategorie, in der fast jeder Wettbewerber Arbeitsplätze verkauft, ist das kein Marketingdetail, sondern die Antwort auf die Frage, wer überhaupt einen Zugang bekommt. Lagerverantwortliche, Vorarbeiter, Bauleiterinnen und die Leute, die die Ausrüstung tatsächlich tragen, können alle einen haben, ohne dass die Rechnung wächst.

Überblick

Funktional gehört GearTracker in die Prüf- und Nachweisfamilie: Betriebsmittelverzeichnis, Prüftermine, wiederverwendbare Prüf-Checklisten, Ablegereife, Sperrung, Reparaturen, Zuweisungen, NFC- und Barcode-Scan, PDF-Berichte. Wirklich unterscheidend ist die Verknüpfung von Ausrüstung, Träger und dessen Schulungen und Qualifikationen: eine abgelaufene PSAgA-Sachkunde oder Höhenarbeits-Unterweisung erscheint neben dem Auffanggurt, für den sie gilt. Kein anderes Produkt in diesem Vergleich leistet das.

Für Prüfdienstleister und ausgelagerte Prüfungen lassen sich externe Prüfer mit eigenen Rechten hinzufügen. Das Rollenmodell kennt vier Stufen — ohne Konto, Leser, Prüfer, Editor —, was die Trennung zwischen Nutzung und Prüfung sauber abbildet.

Stärken

• 🥇 Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn Bestand und Belegschaft groß sind — es gibt kein zweites Produkt hier, bei dem 300 Beschäftigte mit Zugang genauso viel kosten wie drei.
• 🆓 Dauerhaft kostenloser Plan bis 100 Geräte, mit unbegrenzten Benutzern; Vereine erhalten laut Preisseite lebenslang 50 % Rabatt.
• 💶 Veröffentlichter Stückpreis: 0,85 € pro Gerät und Jahr bei jährlicher Zahlung, mit Währungsauswahl für Deutschland und Österreich in Euro und für die Schweiz in Franken. Die Lizenz bestraft Sie also nie dafür, dass Sie allen einen Zugang geben.
• 📚 Vorbefüllter Herstellerkatalog mit Tausenden von Modellen der großen Marken (Petzl, Beal, 3M, Edelrid, CAMP …), inklusive Fotos und Anleitungen — das nimmt den größten Teil der Ersterfassung ab.
• 👤 Ausrüstung ↔ Person ↔ Qualifikation in einer Kette: der Nachweis, dass die richtige Person die richtige Ausrüstung trägt, entsteht nebenbei.
• 🤝 Mandantenfähige Verwaltung fremder Bestände, für Prüfdienstleister und Konzernstrukturen.
• 📤 CSV-/Excel-Export des gesamten Bestands — das ist es, was Reversibilität praktisch bedeutet.
• 🇩🇪 Deutschsprachige Oberfläche und Website.

Schwächen

• 📝 Die Checklisten-Engine ist da; jede Prüfliste schreiben Sie selbst. Der Katalog liefert Modelldaten, aber keine herstellerspezifischen Prüfkriterien. Papertrail liefert genau diese Kriterien pro Modell mit. Für eine Höhenarbeits-Abteilung, die Sachkunde im Haus hat, ist das ein halber Tag Arbeit; für einen Betrieb ohne eigene Sachkundige ist es der teuerste Punkt der Einführung.
• 📞 Telefon-Support nur auf Englisch und Französisch, und nur im Custom-Plan. Für einen deutschen Mittelständler mit deutschsprachigem Betriebsrat und deutschsprachiger Aufsicht ist das ein realer Nachteil gegenüber Certado oder Hoppe.
• 💳 Zahlungswege sind im PRO-Plan eng geführt. Die Plankarte nennt für PRO ausschließlich Kreditkartenzahlung; laut FAQ derselben Seite sind Banküberweisung und SEPA-Lastschrift möglich, aber „vorbehalten für jährliche Verpflichtungen”. Wer monatlich abrechnen und per Überweisung zahlen will, findet diese Kombination nicht — für Verwaltungen und Betriebe mit strikter Beschaffungsordnung ein realer Punkt.
• 📈 Monatliche Zahlung kostet rund 10 % Aufschlag gegenüber der jährlichen — der ausgewiesene Satz von 0,85 € gilt für die Jahresvariante.
• 🔧 Kein Instandhaltungs- oder Arbeitsauftragsmodul. Reparaturen werden erfasst, geplante Wartung mit Aufträgen und Ersatzteilen nicht.
• 🔑 SSO und Identity-Management erst im Custom-Plan.
• 🏢 Junger Anbieter gegenüber deutlich größeren Häusern — eine faire Frage in jedem Lieferantenaudit.

Für wen? Betriebe mit viel prüfpflichtiger Ausrüstung, vielen Menschen, die sie benutzen, und einem Budget, das keine Lizenz pro Kopf verträgt.

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2. Certado Suite — die DACH-native Antwort auf dieselbe Frage

Überblick

Certado Suite der Certado GmbH aus Augsburg ist der Anbieter dieses Vergleichs, der am direktesten auf die deutsche Rechtslage gebaut ist: Prüffristen, Checklisten, Protokolle und Prüfhistorie entlang BetrSichV und DGUV, mit Branchenpaketen für Bau, Logistik, Industrie, Höhenarbeit, Feuerwehr und Hilfsorganisationen sowie mandantengetrennter Verwaltung für Prüfdienstleister.

Abgerechnet wird nach Arbeitsbereichen, nicht nach Gerätezahl — ein Arbeitsbereich ist in der Regel ein Standort, eine Abteilung oder, bei Dienstleistern, ein Mandant. Betriebsmittel sind in jedem Plan unbegrenzt. Starter 39 €/Monat (1 Arbeitsbereich, 1 Prüferzugang), Business 79 € (bis 5 Arbeitsbereiche, 2 Prüferzugänge), Professional 139 € (bis 15 Arbeitsbereiche, 3 Prüferzugänge), Enterprise auf Anfrage — jeweils bei jährlicher Zahlung, zzgl. USt. Jeder weitere Prüferzugang kostet 15 € pro Monat. Gemeinnützige Organisationen wie DRK, THW und DLRG zahlen 22,95 € pro Arbeitsbereich und Monat.

Stärken

• 🇩🇪 Ohne Übersetzungsschicht auf BetrSichV, DGUV V3 und DGUV Regel 112-198 gebaut — Fristenlogik, Protokollaufbau und Rollen sprechen die Sprache Ihrer Aufsicht.
• 💶 Veröffentlichte, nachvollziehbare Preisliste inklusive Add-ons — in dieser Kategorie selten.
• ♾️ Unbegrenzte Betriebsmittel in jedem Plan: ein wachsender Bestand verteuert das Abonnement nicht.
• 🧩 Zubuchbare Bausteine statt Paketzwang: Kostenstellen (12 €/Mo), CRM für Prüfdienstleister (24 €/Mo), Waschzyklen-Tracking für Feuerwehrschutzkleidung (12 €/Mo), Whitelabel (24 €/Mo).
• 🏢 Deutscher Anbieter mit Servern in Deutschland, plus On-Premise-Option für restriktive IT.

Schwächen

• 👥 Prüferzugänge sind knapp bemessen. Ein Zugang im Starter, zwei im Business, drei im Professional — jeder weitere kostet 15 €/Monat. Ein Betrieb mit acht Sachkundigen zahlt spürbar mehr als die Grundgebühr suggeriert.
• 🗺️ Die Arbeitsbereichsgrenze schlägt bei verteilten Betrieben zu: 20 Baustellen bedeuten Enterprise-Verhandlung, unabhängig davon, wie klein jeder Bestand ist.
• 🔌 API-Zugang ist als Enterprise-Merkmal gelistet — für eine ERP-Anbindung im Mittelstand relevant.
• 📞 Telefon-Support erst ab Professional, E-Mail-Reaktionszeit im Starter 48 Stunden.
• 📚 Kein Herstellerkatalog mit vorbefüllten Modelldaten, wie ihn GearTracker und Papertrail mitbringen: die Ersterfassung ist Handarbeit.

Für wen? Deutsche Mittelständler mit ein bis fünfzehn Standorten, wenigen Sachkundigen und dem Wunsch, im Audit ein System zu zeigen, das dieselben Begriffe benutzt wie die Vorschrift.

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3. Papertrail — die Prüfkriterien werden mitgeliefert

Überblick

Papertrail ist der Prüfspezialist dieses Vergleichs, gebaut für PSA und Hebezeuge. Der Unterschied zu allen anderen liegt in einer einzigen Eigenschaft: Das Produktverzeichnis identifiziert Ausrüstung nicht nur nach Modell, es liefert die Prüfpunkte des Herstellers gleich mit. Wo GearTracker einen Katalog hat und Sie die Kriterien schreiben, bekommen Sie sie hier fertig.

Die Preise sind veröffentlicht: Starter 35 £ pro Nutzer und Monat (33,25 £ bei jährlicher Zahlung, Mindestabnahme ein Nutzer), Corporate 60 £ (57 £ jährlich, Mindestabnahme vier Nutzer), Enterprise auf Anfrage mit privatem Verzeichnis, eigenen Checklisten und API. Testphase auf allen Stufen.

Stärken

• 📚 Herstellerkriterien pro Modell, nicht nur Modelldaten — der einzige Anbieter hier, der Ihnen die fachliche Arbeit abnimmt.
• 💶 Veröffentlichte Preisliste.
• 🤝 Bedient Betreiber und Prüfdienstleister gleichermaßen.

Schwächen

• 💵 Der höchste Einstiegspreis pro Kopf in diesem Vergleich, plus Mindestabnahme von vier Nutzern in der Corporate-Stufe. Bei zehn Prüfern liegen Sie in einer anderen Größenordnung als bei jedem gerätebasierten Modell.
• 🇬🇧 Kein deutschsprachiges Angebot. Oberfläche, Support und Preisliste sind englisch, abgerechnet wird in Pfund. Prüfprotokolle, die einer deutschen Aufsichtsperson vorgelegt werden, kommen auf Englisch heraus — juristisch unproblematisch, praktisch lästig.
• 📐 Auf britische und internationale Prüfregime zugeschnitten (LOLER, PUWER); die deutsche Systematik aus Gefährdungsbeurteilung, befähigter Person und sachkundiger Person müssen Sie selbst darüberlegen.
• ⚠️ Verzeichnisse nennen „ab 30 £ pro Nutzer und Jahr”, während der Anbieter selbst 35 £ pro Nutzer und Monat ausweist — prüfen Sie jedes Angebot gegen papertrail.io.

Für wen? Höhenarbeit, Seilzugangstechnik, Rettung, Windkraft und Industrieklettern — überall dort, wo die Prüfkriterien pro Modell mehr wert sind als die Lizenzersparnis.

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4. Timly — Inventar für den ganzen Betrieb, nicht nur für die Prüfung

Überblick

Timly der Timly Software AG aus Zürich ist die breiteste Inventarlösung dieses Vergleichs: Geräteverwaltung, Werkzeugverwaltung, Wartung mit Ticketsystem, Lagerverwaltung mit Verbrauchsmaterial, Inventurprozesse, Echtzeit-Tracking über Bluetooth und GPS, internes Bestellsystem — alles über QR-Code-Etiketten und mobile App.

Die Preise stehen auf der Seite: ESSENTIAL+ ab 195 € pro Monat, PROFESSIONAL 495 € pro Monat, ENTERPRISE auf Anfrage, jeweils mit unbegrenzten Benutzern. Umschaltbar auf CHF, GBP und USD.

Stärken

• ♾️ Unbegrenzte Benutzer in jedem Plan — dieselbe strukturelle Stärke wie bei GearTracker, nur mit Abonnement statt Stückpreis.
• 🧰 Deckt Betriebsmittel, Werkzeuge, Fuhrpark, IT und Lager in einem Verzeichnis ab, was die Zahl der Systeme im Haus verringert.
• 🇩🇪 Vollständig deutschsprachig, mit DACH-Referenzen und Schweizer Sitz — für Betriebe, die Datenhaltung in der Schweiz oder der EU verlangen, ein Argument.
• 📡 Echtzeit-Ortung über Bluetooth- und GPS-Tracker, wenn Verlust und Diebstahl das eigentliche Problem sind.

Schwächen

• 💵 195 € pro Monat als Einstieg ist der höchste Sockelbetrag unter den Abo-Modellen hier — für einen Betrieb mit 150 Geräten und zwei Sachkundigen schwer zu rechtfertigen.
• 📋 Kein Prüfregime im Sinne der DGUV. Fristen und Tickets ja; sachkundige Person, Ablegereife und Sperrstatus als eigenständige Logik nicht. Timly ist ein Inventarsystem, das Prüfungen dokumentieren kann — nicht ein Prüfsystem.
• 🔌 REST-API und GPS-Tracking erst ab PROFESSIONAL (495 €/Monat).
• 📚 Kein PSA-Herstellerkatalog.

Für wen? Betriebe, deren größtes Problem der Überblick über einen gemischten Bestand über mehrere Standorte ist und bei denen die Prüfpflicht nur ein Teil davon ist.

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5. wosatec — nur PSAgA, dafür ganz

Überblick

wosatec aus Berlin macht genau eine Sache: die wiederkehrende Prüfung persönlicher Schutzausrüstung gegen Absturz nach BetrSichV und DGUV Regel 112-198/199. Erfasst werden Abseilgeräte, Anschlageinrichtungen, Bandfalldämpfer, Gurte, Helme, Höhensicherungsgeräte und weitere Kategorien; geprüft wird per QR-Code im Browser, online oder offline, mit automatischem PDF-Prüfbericht und digitaler Unterschrift.

Der Preis steht auf der Seite: 9,90 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Mindestvertragslaufzeit 12 Monate, Kündigungsfrist 3 Monate, automatische Verlängerung um 12 Monate. Pro Kategorie-Lizenz ist ein Benutzer zugelassen. 30 Tage kostenlos testen.

Stärken

• 💶 Der günstigste Einstieg dieses Vergleichs für eine einzelne Sachkundige, die ausschließlich PSAgA prüft.
• 🎯 Kompromisslos auf ein Regelwerk gebaut: die Bewertungskriterien folgen der DGUV Regel, nicht einem generischen Inspektionsformular.
• 📶 Offline-Prüfung im Browser — auf Dächern, in Schächten und auf Windenergieanlagen der entscheidende Punkt.
• ✍️ PDF-Prüfbericht mit digitaler Unterschrift, was die Anforderung aus TRBS 1201 Nr. 8.3 direkt bedient.

Schwächen

• 🚧 Deckt nur PSAgA ab. Leitern, Anschlagmittel, elektrische Betriebsmittel, Regale, Hebezeuge: alles außerhalb. Wer den gesamten Prüfbestand abbilden will, braucht ein zweites System.
• 📆 12 Monate Mindestlaufzeit und 3 Monate Kündigungsfrist, mit automatischer Verlängerung — das ist die unflexibelste Vertragsbindung im Panel.
• 👥 Ein Benutzer pro Kategorie-Lizenz: das Modell skaliert linear mit der Zahl der Prüfenden, ohne Mengenvorteil.
• 🧱 Kein Bestands- oder Ausgabemanagement über die Prüfung hinaus.

Für wen? Höhenarbeitsbetriebe, Feuerwehren und Prüfdienstleister mit ein bis drei Sachkundigen, deren Prüfbestand ausschließlich PSAgA ist.

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6. Wartungsplaner (HOPPE) — Einmallizenz statt Abonnement

Überblick

Der Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung aus Heusenstamm ist die klassische deutsche Windows-Software für Prüffristen und Instandhaltung — und das einzige Produkt hier, das einmalig gekauft statt monatlich gemietet wird. Verwaltet werden elektrische Betriebsmittel, Maschinen und Anlagen, Werkzeuge, Leitern und Tritte, Regale, Feuerlöscher, Aufzüge, Druckbehälter, Fahrzeuge und PSA.

Preise (Version 2026, netto): Starter-Lizenz für einen Arbeitsplatz 195 €, Zusatzlizenz im Netzwerk 395 €, 20er-Staffel 5.900 € (295 € pro Lizenz), 50er-Staffel 9.900 € (198 € pro Lizenz). Gefahrstoffmodul 125 €. Update auf Version 2026: 245 € aus Version 2025, 285 € aus 2022 bis 2024. Drei Wochen kostenlos testen.

Stärken

• 💰 Einmalige Lizenzkosten ohne Monats- oder Jahresgebühr — nach drei Jahren ist der Wartungsplaner der mit Abstand günstigste Weg für einen einzelnen Prüfarbeitsplatz.
• 🔌 Import von Prüfprotokollen direkt aus Messgeräten von FLUKE und Gossen Metrawatt — für die Elektroprüfung nach DGUV Vorschrift 3 spart das jede manuelle Übertragung.
• 🧾 Sehr breites Prüfobjektspektrum in einem Werkzeug, inklusive Gefahrstoffkataster als Zusatzmodul.
• 🇩🇪 Deutscher Anbieter, deutscher Support, deutsche Begrifflichkeit.

Schwächen

• 🖥️ Windows-Desktop-Software. Keine echte mobile Feldprüfung wie bei den Cloud-Produkten; das Etikett-Scannen am Gerät ist nicht die natürliche Arbeitsweise dieses Systems.
• 🔒 Die Lizenz ist an PC-Name und Windows-Loginname gebunden (Ausnahme Standortlizenz) — bei Gerätewechsel und Personalwechsel administrativ spürbar.
• 💸 Updates kosten extra: 245 bis 285 € pro Lizenz und Versionssprung, plus optionaler Wartungsvertrag. Die Einmallizenz ist nicht so einmalig, wie sie klingt.
• 📈 Mehrere Arbeitsplätze werden schnell teuer: fünf Prüfer bedeuten 195 € plus vier Zusatzlizenzen à 395 €.
• 📚 Kein PSA-Herstellerkatalog und keine geführten PSAgA-Prüflisten im Sinne der DGUV Regel 112-198.

Für wen? Betriebe mit einem oder zwei festen Prüfarbeitsplätzen im Büro, starkem Elektroprüfanteil und Abneigung gegen Abonnements.

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7. ToolSense — Maschinenbetrieb und IoT, nicht Prüfnachweis

Überblick

ToolSense der ToolSense GmbH aus Wien ist die Plattform dieses Vergleichs mit dem stärksten Maschinen- und IoT-Fokus: ein Anlagenregister mit QR-Codes, vorbeugende Wartung, Arbeitsaufträge, Ticketing, OEM-Cloud-Anbindungen und Mobilfunk-Tracker für größeres Gerät. Aufgebaut ist das Produkt modular in „Hubs”; MaintainHub ist die Basis, RoboHub und CarHub sind optional.

Ein veröffentlichtes Preisraster gibt es nicht: Die Preisseite ist ein Konfigurator, der zu einem individuellen Angebot führt.

Stärken

• 🔧 Ausgewachsene Instandhaltung mit Arbeitsaufträgen und Wartungsplänen nach Datum, Betriebsstunden oder Sensorwerten — der Teil, den GearTracker und Certado nicht haben.
• 📡 IoT- und Telematik-Anbindung für Maschinen, Reinigungsroboter und Fahrzeuge.
• 🇦🇹 Deutschsprachige Oberfläche und österreichischer Sitz, mit EU-Rechtsrahmen.

Schwächen

• 💸 Kein veröffentlichter Preis. Jeder Vergleich beginnt mit einem Vertriebsgespräch.
• 📋 Der Compliance-Baustein ist noch nicht verfügbar: SafetyHub — Audits, Zertifikate, Vorfälle, Compliance — ist auf der eigenen Preisseite als „Soon” gelistet. Für eine Kaufentscheidung, die auf § 14 BetrSichV zielt, ist das der entscheidende Satz.
• 🏗️ Schwerpunkt auf Facility Management und Maschinenparks, nicht auf tragbarer Ausrüstung und PSA.
• 📦 IoT-Hardware kann die Kosten dominieren, wenn Tracker mitgekauft werden.

Für wen? Facility-Dienstleister und Betriebe mit großem Maschinenpark, die Instandhaltung und Telematik zuerst brauchen und die Prüfdokumentation später oder anderswo lösen.

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8. EZO — Bestand und Ausgabe über viele Standorte

Überblick

EZO, früher EZOfficeInventory, hat die stärkste Auswertung der Bestandsfamilie: mehrere Standorte, Meldebestände, Lieferantendaten, Reservierungen und ausgereifte Barcode- und RFID-Abläufe.

Preise stehen auf der Seite, gestaffelt nach Artikelzahl und mit unbegrenzten Benutzern unter Fair-Use-Vorbehalt: Essential 63,55 $ pro Monat, Advanced 85,51 $, Premium 100,88 $ — jeweils auf Basis von 300 Artikeln —, Enterprise auf Anfrage. 15 Tage Test ohne Kreditkarte.

Stärken

• 📊 Auswertung und Berichte sind die stärkste Seite des Produkts.
• 🌐 Belastbares Mehrstandortmodell mit Reservierungen, Meldebeständen und Lieferantenverwaltung.
• 🏷️ Ausgereifte Barcode- und RFID-Abläufe für Lager- und Ausgabesituationen.
• ♾️ Unbegrenzte Benutzer, mit Preis nach Artikelzahl — strukturell dasselbe Argument wie bei GearTracker.

Schwächen

• 📦 Prüfergebnis und Ablegereife sind dem Standort und der Ausgabe untergeordnet. Das ist die richtige Form für „wo ist es und wer hat es” und die falsche für „darf es noch benutzt werden”.
• 🇺🇸 Kein deutschsprachiges Angebot, Abrechnung in US-Dollar. Wechselkurs und Umsatzsteuerbehandlung liegen bei Ihnen.
• 📋 Keine DGUV- oder BetrSichV-Logik: weder befähigte Person noch sachkundige Person sind als Konzept vorhanden.
• 🧊 Eigene Felder sind wenig flexibel, und die Funktionsentwicklung gilt als langsam.

Für wen? Mehrstandortbetriebe, deren Hauptschmerz Verfügbarkeit und Zuordnung ist und deren Prüfpflicht anderswo geführt wird.

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9. Cheqroom — viele Ausleiher, wenige Verwalter

Überblick

Cheqroom aus Gent ist für Gerät gebaut, das zirkuliert: gebucht, ausgegeben, benutzt, zurückgegeben, kontrolliert. Abgerechnet wird pro Administrator statt pro Benutzer: Core 184 $, Business 275 $, Enterprise 367 $ pro Admin und Monat bei jährlicher Zahlung — mit unbegrenzt vielen Ausleihern, die nichts kosten. Für eine Hochschule, ein Filmteam oder eine Veranstaltungstechnik mit Hunderten von Ausleihenden ist dieses Modell schwer zu schlagen.

Stärken

• 💶 Veröffentlichte Preise, und Ausleiher verbrauchen keine Lizenz — nur Verwalter werden berechnet.
• 📅 Das beste Reservierungs- und Selbstbedienungsmodell in diesem Vergleich.
• 📄 PDF-Übergabeprotokolle bei der Ausgabe.
• 🖥️ Eine Oberfläche, die Menschen ohne Schulung bedienen.

Schwächen

• 💵 184 $ pro Administrator und Monat sind für ein kleines Team viel Geld.
• 📋 Keine Prüfnormlogik: keine befähigte oder sachkundige Person als Rolle, keine Ablegereife, kein Sperrstatus. Es ist ein Ausgabesystem mit Zustandskontrolle, kein Nachweissystem.
• 🎬 Schwerpunkt Medien-, Bildungs- und Veranstaltungstechnik, nicht Industrie und Bau.
• 🇧🇪 Kein deutschsprachiges Preisangebot, Abrechnung in US-Dollar.

Für wen? Gemeinsame Gerätepools in Medien, Hochschulen, Veranstaltungstechnik und Forschung.

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🧮 Auswahl in fünf Fragen

1. Welches der vier Probleme ist Ihres? Bestand, Prüfung, Instandhaltung oder Fuhrpark. Wer das nicht in einem Satz sagen kann, ist noch nicht bei der Auswahl.
2. Wonach zählt die Lizenz? Pro Gerät, pro Benutzer, pro Administrator, pro Arbeitsbereich, pro Artikelstaffel, pro Arbeitsplatz. Diese eine Frage verschiebt die Dreijahreskosten um eine Größenordnung. GearTracker zählt Geräte, Certado Arbeitsbereiche, Papertrail und wosatec Nutzer, Cheqroom Administratoren, EZO Artikel, Hoppe Arbeitsplätze. Bei identischem Betrieb wechselt der Sieger, je nachdem, worin Sie groß sind.
3. Wer braucht einen Zugang? Zählen Sie die Menschen, die nur nachsehen oder nur etwas übergeben. Ein Produkt, das diese zum vollen Satz berechnet, verliert gegen eines, das es nicht tut.
4. Hält ein einzelner Prüfdatensatz stand? Verlangen Sie im Test einen exportierten Datensatz und prüfen Sie ihn gegen TRBS 1201 Nr. 8.3: eindeutige Identität des Betriebsmittels, Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis, Name und Unterschrift der befähigten Person. Produkte aus der Bestandsfamilie liefern typischerweise drei von fünf.
5. Wie kommen Sie wieder heraus? Vollständiger Export inklusive Anhänge, in einem dokumentierten Format, im Vertrag. Testen Sie ihn während der Testphase, nicht während der Verlängerungsverhandlung.

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🔍 Methodik und ihre Grenzen

Die Angaben auf dieser Seite — Preise, Lizenzmodelle, Funktionsumfang — stammen von den Seiten der Anbieter selbst und wurden am 19. August 2026 geprüft. Umgerechnet wird nichts: Wo ein Anbieter in Pfund oder Dollar auszeichnet, steht hier Pfund oder Dollar.

Wir veröffentlichen auf dieser Seite keine einzelne Rangzahl, weil die vier oben genannten Probleme nicht auf einer Skala liegen. ToolSense gegen wosatec zu punkten ergäbe eine Zahl ohne Bedeutung. Der Vergleich der Prüfsoftware für Arbeitsmittel führt eine bewertete Rangfolge, weil die Produkte dort tatsächlich um dieselbe Aufgabe konkurrieren.

Wir verwenden keine Bewertungsnoten aus Verzeichnisportalen. Dort lassen sich Platzierungen kaufen und Bewertungen gegen kleine Anreize einsammeln; die Zahl der Bewertungen misst vor allem, wie lange ein Anbieter verkauft — was jüngere Produkte benachteiligt, von denen mehrere heute besser abschneiden als seit zwanzig Jahren etablierte Häuser. Wo Verzeichnisse anderen Preisen als der Anbieter nennen, sagen wir das ausdrücklich (siehe Papertrail und EZO).

Offenlegung: Links zu GearTracker von dieser Website tragen Referral-Parameter. Genau deshalb stehen seine Grenzen hier im selben Detailgrad wie die aller anderen — von den eng geführten Zahlungswegen im PRO-Plan über den nur englisch- und französischsprachigen Telefon-Support bis zu den Prüflisten, die Sie selbst schreiben. Wenn Ihr Problem Bestand, Instandhaltung oder Fuhrpark heißt, ist eines der anderen acht die bessere Antwort.

Quellen

GearTracker Preise · Certado Preise · Papertrail Pricing · Timly Preise · wosatec PSAgA · Wartungsplaner · ToolSense Pricing · EZO Pricing · Cheqroom Pricing

Rechtsquellen: § 14 BetrSichV · § 3 BetrSichV · § 5 ArbSchG · TRBS 1203 · DGUV Vorschrift 3 · DGUV Regel 112-198

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❓ Häufige Fragen

Schreibt eine Vorschrift vor, Prüfungen mit Software zu dokumentieren?

Nein. § 14 Abs. 7 BetrSichV verlangt, dass das Prüfergebnis aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird, und erlaubt die elektronische Form ausdrücklich — vorgeschrieben ist sie nicht. Ein sauber geführter Ordner erfüllt die Pflicht. Software wird ab dem Punkt wirtschaftlich, an dem Sie den Nachweis der letzten Prüfung am Einsatzort vorhalten müssen (§ 14 Abs. 7 Satz 3) und die Zahl der Betriebsmittel die Zahl der Menschen übersteigt, die den Überblick behalten können.

Wie oft müssen Arbeitsmittel geprüft werden?

Für allgemeine Arbeitsmittel gibt es keine gesetzliche Kalenderfrist. Der Arbeitgeber ermittelt und legt die Fristen nach § 3 Abs. 6 BetrSichV aus der Gefährdungsbeurteilung fest, so dass das Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden kann. Für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel nennt die DGUV Vorschrift 3 Richtwerte (6 Monate, auf Baustellen 3 Monate), die eine begründete Gefährdungsbeurteilung anpassen darf; liegt die Fehlerquote nachweislich unter 2 %, kann die Frist ausgeweitet werden. Einen festen Zwölfmonatswert gibt es nur bei PSA gegen Absturz nach DGUV Regel 112-198.

Was ist der Unterschied zwischen befähigter Person und sachkundiger Person?

Die zur Prüfung befähigte Person nach § 2 Abs. 6 BetrSichV und TRBS 1203 prüft Arbeitsmittel; sie braucht eine einschlägige technische Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe Prüfpraxis. Die sachkundige Person nach DGUV Regel 112-198 und DGUV Grundsatz 312-906 prüft PSA gegen Absturz. Weil die BetrSichV Arbeitsmittel und nicht PSA regelt, sind das zwei getrennte Qualifikationen — und ein System, das beides führt, sollte beide Rollen unterscheiden können.

Kann ich PSA in einem allgemeinen Inventarsystem führen?

Erfassen können Sie sie überall. Ob der Datensatz die Prüfpflicht erfüllt, ist eine andere Frage: Er braucht die eindeutige Identität, Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der prüfenden Person, dazu die Ablegereife und einen Sperrstatus. Allgemeine Inventarsysteme bilden das selten vollständig ab. Der Leitfaden zur Prüfsoftware enthält die vollständige Prüfliste.

Gibt es kostenlose Software für die Betriebsmittelverwaltung?

GearTracker ist dauerhaft kostenlos bis 100 Geräte, mit unbegrenzten Benutzern; darüber kostet es 0,85 € pro Gerät und Jahr, und Vereine erhalten laut Anbieter lebenslang 50 % Rabatt. Alle anderen Produkte in diesem Vergleich sind kostenpflichtig, bieten aber Testphasen — Certado 14 Tage, EZO 15 Tage, wosatec 30 Tage, Wartungsplaner 3 Wochen. Vorsicht bei kostenlosen Stufen, die ausgerechnet die Funktion begrenzen, die Sie bewerten wollen.

Wie lange dauert es, den vorhandenen Bestand einzupflegen?

Ehrlich gesagt ist die Datenerfassung das Projekt, nicht die Software. Ein vorbefüllter Herstellerkatalog (GearTracker, Papertrail) nimmt für Standardausrüstung den größten Teil ab. Ohne Katalog rechnen Sie mit einigen Minuten pro serialisiertem Gegenstand — und machen Sie die körperliche Inventur gleich mit: Sie finden Dinge, die es nicht mehr gibt, und Dinge, von denen niemand wusste.

Ein System oder mehrere?

Mehrere sind normal und kein Scheitern. Ein Fuhrpark, ein Werkzeuglager und ein PSA-Bestand haben wirklich unterschiedliche Anforderungen; sie in ein Produkt zu zwingen bedeutet meistens, dass die Prüfseite verliert. Entscheidend ist, dass jedes System einen benannten Verantwortlichen und einen Exportweg hat.

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🚀 Fazit

Wenn Ihr Problem prüfpflichtige Ausrüstung und die Menschen sind, die sie benutzen, ist GearTracker die beste Antwort auf dieser Seite: die Abrechnung pro Gerät statt pro Kopf ist die einzige Struktur hier, die günstig bleibt, wenn Bestand und Belegschaft groß sind, und die Verknüpfung von Ausrüstung, Träger und Qualifikation liefert einen Nachweis, den kein anderes Produkt in diesem Panel erzeugt. Bei 0,85 € pro Gerät und Jahr und unbegrenzten Benutzern kostet ein Bestand von 500 Ausrüstungsteilen rund 35 € im Monat, gleichgültig ob drei oder dreihundert Menschen damit arbeiten. Die Einschränkungen gehören dazu: Sie schreiben jede Prüfliste selbst, wo Papertrail die Herstellerkriterien pro Modell mitliefert, der Telefon-Support spricht Englisch und Französisch, nicht Deutsch, und wer monatlich abrechnen will, zahlt rund 10 % Aufschlag und ist auf Kreditkarte festgelegt — Überweisung und SEPA gibt es nur bei jährlicher Verpflichtung.

Wenn Ihnen deutsche Begrifflichkeit, deutscher Support und ein deutscher Serverstandort wichtiger sind als die Lizenzökonomie, ist Certado Suite die naheliegende Alternative — solange Ihre Zahl an Standorten und Prüfenden zur Staffel passt. Sollen die Prüfkriterien mitgeliefert statt geschrieben werden, rechtfertigt Papertrail seinen höheren Preis ab einigen Hundert Ausrüstungsteilen. Für ausschließlich PSAgA und ein bis drei Sachkundige ist wosatec zu 9,90 € pro Benutzer und Monat kaum zu unterbieten. Für einen festen Prüfarbeitsplatz ohne Abonnement bleibt der Wartungsplaner die günstigste Rechnung über drei Jahre.

Und wenn Ihr Problem gar nicht die Prüfung ist: Timly und EZO für Bestand über viele Standorte, Cheqroom für einen Pool mit vielen Ausleihern, ToolSense für Maschinenpark und Instandhaltung.

Beginnen Sie bei der Frage, welches der vier Probleme Sie tatsächlich haben — und lassen Sie dann das Lizenzmodell, nicht die Funktionsliste, die engere Auswahl treffen.