🔐 Comparativa 2026:
¿Cuál es el mejor software de gestión de equipos?

Actualizado el 19 de agosto de 2026 — tarifas comprobadas en las páginas oficiales de cada editor. Cuando un editor no publica precio, lo decimos.

✅ Cuatro problemas distintos con un mismo nombre de categoría

«Software de gestión de equipos» se vende como una sola categoría. En realidad son cuatro, y comprar en la equivocada es el error más habitual y más caro de este mercado:

• Custodia — dónde está, quién lo tiene, cuándo vuelve. El problema de un parque compartido: portátiles, equipos de medida, herramienta.
• Estado y conformidad — si sigue apto para el uso, cuándo se revisó por última vez, quién lo hizo y contra qué criterios. El problema de los equipos regulados: EPI, equipos de elevación, protección respiratoria.
• Coste y ciclo de vida — qué costó, cuánto lleva costando, cuándo toca reponerlo, a qué obra se imputa. El problema de un almacén de obra o de un departamento financiero.
• Mantenimiento y disponibilidad — órdenes de trabajo, preventivo, correctivo, paradas. El problema de una planta industrial, y el territorio de la GMAO.

Un producto pensado para la custodia te dejará registrar una revisión sin problema. Lo que no te dirá es que esa revisión no vale porque quien la firmó es la misma persona que reparó el equipo. Un producto pensado para la conformidad gestionará un portátil, pero estarás pagando maquinaria que no necesitas.

Decide cuál de los cuatro es tu problema real antes de leer la comparativa. Si es el segundo, nuestra guía de software de inspecciones reglamentarias entra a fondo en la parte normativa. Si en realidad tu problema es de mantenimiento, mira la comparativa de GMAO. Y si lo que buscas es gestionar todo el sistema de prevención —evaluaciones, formación, accidentes—, eso es otro mercado: la comparativa de software de PRL.

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⚖️ Qué exige la normativa española (y qué no)

Conviene empezar por aquí, porque la mitad de los argumentos comerciales de esta categoría son jurídicamente falsos.

Ninguna norma española obliga a comprar un software. Lo que obligan es a poder demostrar tres cosas: que el equipo se mantiene, que se comprueba y que quien lo usa está informado y formado. El soporte es libre; la prueba, no.

RD 1215/1997 — la comprobación de los equipos de trabajo

El artículo 4 es el que estructura toda esta categoría, y conviene leerlo literalmente:

• Art. 4.1 — comprobación inicial de los equipos cuya seguridad dependa de sus condiciones de instalación, tras la instalación y antes de la primera puesta en marcha.
• Art. 4.2 — comprobaciones periódicas de los equipos «sometidos a influencias susceptibles de ocasionar deterioros que puedan generar situaciones peligrosas».
• Art. 4.3 — «Las comprobaciones serán efectuadas por personal competente».
• Art. 4.4 — «Los resultados de las comprobaciones deberán documentarse y estar a disposición de la autoridad laboral».

El punto que casi nadie explica bien: el RD 1215/1997 no fija ninguna periodicidad universal. No existe un «cada 12 meses» genérico en la ley española para los equipos de trabajo. El intervalo lo fijan las instrucciones del fabricante y tu evaluación de riesgos. Cualquier proveedor que te venda «la periodicidad legal obligatoria» sin preguntarte qué equipo es y qué dice su manual está simplificando de más.

A esto se añade el art. 3.5, que obliga a conservar los equipos «mediante un mantenimiento adecuado» durante todo el tiempo de utilización.

RD 773/1997 — los EPI

• El empresario debe determinar los puestos que requieren EPI, elegirlos, entregarlos gratuitamente y reponerlos cuando proceda (art. 3).
• La utilización y el mantenimiento deben realizarse conforme a las instrucciones del fabricante (art. 7). Es aquí donde la periodicidad del manual —normalmente 12 meses en anticaídas— pasa de recomendación a obligación.
• El art. 8 obliga a garantizar la información y la formación sobre el uso correcto: la formación no es un anexo del expediente del equipo, es parte de la conformidad.

RD 2177/2004 — trabajos temporales en altura

Modificó el anexo II del RD 1215/1997. Prioriza la protección colectiva sobre la individual, exige EPI anticaídas (o medidas alternativas) por encima de 3,5 m cuando el trabajo requiere movimientos peligrosos para la estabilidad, obliga a un plan de rescate y exige formación teórica y práctica específica sobre el uso, mantenimiento y revisión de los equipos.

Lo que aportan las normas técnicas

El Reglamento (UE) 2016/425 impone la trazabilidad del EPI (identificador único, lote o número de serie) y el marcado CE. La norma UNE-EN 365 describe el examen periódico por persona competente a intervalos que no excedan los 12 meses. Es una norma técnica, no una ley: se vuelve exigible en cuanto el fabricante la incorpora a su manual, y entonces vuelve al art. 7 del RD 773/1997.

La especificidad española: la CAE

Si trabajas como contrata en instalaciones de un tercero, el RD 171/2004 de coordinación de actividades empresariales añade una obligación práctica que no existe en la mayoría de los mercados europeos: subir a la plataforma CAE del titular el acta de entrega de EPI firmada por cada trabajador, junto con la formación y la aptitud médica. Ningún software de esta comparativa se conecta de serie con las plataformas CAE españolas. Lo que sí puedes exigirle es que genere el acta de entrega firmada en PDF y la exporte sin que nadie la rehaga a mano. Si tu empresa es contrata, esta pregunta pesa más que la mitad del listado de funcionalidades.

Todo lo anterior descansa, como es lógico, sobre la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, que es la que convierte cualquiera de estos incumplimientos en responsabilidad del empresario.

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📋 La base común: lo que hace cualquiera de estos productos

Los diez productos de abajo cubren el mismo mínimo, así que no sirve para diferenciar:

• 📦 un inventario de equipos con campos personalizables
• 📱 identificación por código de barras, QR o NFC desde el móvil
• 👤 asignación o entrega a una persona, un centro o una obra
• ⏰ avisos programados antes del vencimiento
• 📄 documentos y fotos adjuntos a la ficha
• 📊 importación desde Excel para arrancar, y exportación para poder irte

Juzga por lo que ocurre más allá de esa base — y sobre todo por cómo se cuenta la licencia, que en esta categoría varía más que en ninguna otra.

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1. GearTracker — la forma más barata de cubrir a la vez muchos equipos y mucha gente

GearTracker se factura por equipo, no por usuario: gratis hasta 100 equipos y, a partir de ahí, tramos de 85 € al año por cada 100 equipos — es decir 0,85 € por equipo y año —, con usuarios ilimitados en todos los planes, incluido el gratuito. En una categoría donde prácticamente todos los competidores cobran por puesto, eso no es un detalle de marketing: cambia quién tiene cuenta. El almacén, los encargados, los jefes de obra y los propios portadores del equipo pueden tenerla sin coste adicional.

Presentación

Funcionalmente pertenece a la familia de la conformidad: inventario, planificación de inspecciones, checklists reutilizables asociadas al equipo, vida útil, seguimiento de reparaciones con bloqueo del equipo hasta una inspección conforme, transferencias con prueba de recepción, escaneo NFC y código de barras, informes PDF de conformidad. Su rasgo realmente distintivo es enlazar el equipo con la persona y con la formación y las habilitaciones de esa persona: una habilitación de trabajos en altura caducada aparece junto al arnés al que se aplica. Es exactamente la costura entre el art. 4 del RD 1215/1997 y el art. 8 del RD 773/1997, y no la cose ningún otro producto de esta página.

La aplicación está en español, igual que el sitio y la documentación.

Puntos fuertes

• 💶 Economía por equipo: 0,85 € por equipo y año, así que la licencia no te penaliza por dar cuenta a todo el mundo.
• 🆓 Plan gratuito permanente hasta 100 equipos, con usuarios ilimitados también en él.
• 👤 Vínculo equipo → persona → formación: la vista de conformidad por usuario reúne formaciones, equipos asignados e historial.
• 📚 Catálogo de fabricantes precargado con miles de referencias de las principales marcas de EPI y elevación (Petzl, Beal, 3M, Edelrid, Tractel…), que se lleva por delante la mayor parte del alta inicial.
• 🔁 Inspecciones agrupadas y cambios masivos sobre una selección de equipos: es lo que hace viable una campaña de revisión anual sobre miles de referencias.
• 🤝 Delegación a la empresa que hace tus inspecciones, con derechos específicos para el inspector externo.
• 📍 Geolocalización del último escaneo desde la app móvil, que no sale de tu organización.
• 💚 50 % de descuento permanente para asociaciones, publicado en su propia página de tarifas.

Puntos débiles

• 📝 El motor de checklists está; los criterios los escribes tú. Papertrail entrega criterios ya asociados a cada modelo de fabricante; GearTracker te da el catálogo, pero no las listas de control por modelo.
• 📤 La exportación CSV/Excel no incluye los documentos que hayas subido a la plataforma. Lo advierten ellos mismos en su página de tarifas, y es un límite real de reversibilidad: si te vas, los manuales y certificados hay que recuperarlos aparte.
• 🔧 No hay módulo de mantenimiento ni de órdenes de trabajo. El seguimiento de reparaciones existe, pero no es una GMAO.
• ☎️ El soporte telefónico solo está en inglés y francés, y solo en el plan Custom. En PRO el soporte es por correo.
• 💳 En el plan PRO solo se paga con tarjeta; transferencia y SEPA quedan reservados al plan Custom. Para una administración pública o una empresa con circuito de facturación a 60 días, esto se decide en compras, no en prevención.
• 🔌 Su página de tarifas no menciona ninguna API pública; el SSO figura únicamente en el plan Custom.
• 🎓 El plan gratuito limita el directorio de formaciones a 10 formaciones activas y recorta el historial de acciones a las más recientes.
• 🏢 Editor joven frente a compañías bastante más grandes: es una objeción legítima en un comité de compras, y conviene anticiparla con el plan de reversibilidad.

¿A quién le encaja? Organizaciones con mucho equipo regulado, mucha gente usándolo y un presupuesto que no aguanta una licencia por puesto.

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2. Papertrail — las listas de control, ya escritas

Presentación

Papertrail es el especialista en conformidad de esta lista, construido para EPI y equipos de elevación. Incorpora un directorio de producto que cubre más de 120 fabricantes, de forma que los equipos se identifican por su modelo real y —a diferencia de los catálogos del resto de esta página— cada modelo llega con los puntos de inspección del fabricante ya asociados. Esa segunda mitad es el verdadero diferencial.

La tarifa está publicada: Starter 35 £/usuario/mes (33,25 £ con facturación anual, mínimo 1 usuario), Corporate 60 £ (57 £ anual, mínimo 4 usuarios) y Enterprise a presupuesto, con directorio privado y API. Prueba gratuita en todos los niveles.

Puntos fuertes

• 📚 Directorio de más de 120 fabricantes con los criterios de inspección incorporados: el catálogo y la lista de control en el mismo sitio.
• 💶 Tarifa pública, algo poco frecuente en esta categoría.
• 🤝 Sirve tanto al propietario del equipo como a la empresa que inspecciona, con módulos de competencia del personal y control documental.

Puntos débiles

• 💵 El coste de entrada por usuario más alto de la comparativa, y mínimo de 4 usuarios en los planes superiores.
• 💷 Tarifa en libras y editor británico: para un comprador español eso implica riesgo de tipo de cambio y facturación fuera de la zona euro.
• 🇪🇸 No publica versión en español de su sitio ni de su documentación, que están en inglés. Verifícalo con ellos si tus inspectores no trabajan en inglés.
• 🖥️ La facilidad de uso es su punto flojo: cuesta más de aprender que las aplicaciones pensadas para campo.
• 📤 Las exportaciones se vuelven pesadas en volúmenes altos.

¿A quién le encaja? Trabajos en altura, acceso por cuerda, rescate, eólica y accesos industriales, con inspectores acostumbrados a trabajar en inglés.

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3. Scannable — el modelo por equipo, con la base de datos más grande

Presentación

Scannable es el otro producto de esta lista que factura por equipo y no por puesto, con plan gratuito hasta 200 equipos y tramos de 100 a partir de ahí. Su base de datos precargada supera los 70.000 productos de más de 280 fabricantes, la mayor de esta comparativa, y lee directamente los códigos 2D (data matrix o QR) que muchos fabricantes de EPI ya imprimen en el producto, sin necesidad de etiquetar nada.

Tiene además un nivel específico para empresas inspectoras (Scannable Pro), que registran resultados y los comparten con su cliente.

Puntos fuertes

• 🏷️ No exige proyecto de etiquetado: lee el marcado que el fabricante ya puso en el equipo; las etiquetas NFC son opcionales y aceleran el escaneo.
• 📚 Más de 70.000 productos de más de 280 fabricantes precargados.
• 🆓 Gratis hasta 200 equipos, el umbral gratuito más generoso de la lista.
• 👥 Miembros de equipo ilimitados, sin coste por puesto.

Puntos débiles

• 💸 No publica importes: sabemos el modelo (tramos de 100 equipos) pero no el precio, lo que impide compararlo en euros con GearTracker.
• 🇬🇧 Editor británico, con las mismas consecuencias de divisa y de idioma que Papertrail.
• 🏷️ Las etiquetas NFC se compran aparte, con coste puntual no incluido en la suscripción.
• 🔧 Sin módulo de mantenimiento ni de coste: es un producto de conformidad, no de ciclo de vida.

¿A quién le encaja? Parques de EPI de marcas grandes, donde el marcado del fabricante ya existe y el volumen de equipos es alto en relación con el de usuarios.

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4. Wobyk — el especialista español en gestión de EPI

Presentación

Wobyk es el nombre comercial de Software Seeders, S.L. (CIF B-21617667), con domicilio en Valencia. Es la propuesta española más centrada en el problema concreto de esta página: inventario único de EPI, control de caducidades, registro de entregas al trabajador, revisiones con checklists personalizables por tipo de EPI, etiquetas QR dinámicas y almacenamiento de manuales y certificados. Cubre también extinción de incendios, elevación de cargas y flota de vehículos, con gestión multicentro.

El argumento de fondo es el de proximidad: el producto se escribe contra la Ley de PRL y el Reglamento (UE) 2016/425, la interlocución es en español y el contrato está en derecho español.

Puntos fuertes

• 🇪🇸 Editor español identificable, con razón social, CIF y domicilio publicados — algo que no todos los editores extranjeros ofrecen a un comprador español.
• 📥 El registro de entregas de EPI es un módulo de primera clase, no un apaño sobre un campo de asignación. Es exactamente lo que pide un expediente CAE.
• 🏷️ Etiquetas QR físicas ya fabricadas y listas para colocar, con lectura pública limitada a lo esencial y datos sensibles reservados a usuarios autorizados.
• 🧰 Agrupación en kits o contenedores, útil cuando se entrega un conjunto completo y no piezas sueltas.

Puntos débiles

• 💸 No publica ninguna tarifa: todo pasa por demo y presupuesto, lo que impide compararlo antes de hablar con un comercial.
• 📚 No anuncia catálogo de fabricantes precargado, de modo que el alta inicial del parque recae sobre ti.
• 🌍 Alcance geográfico limitado: es una ventaja si operas solo en España y un problema si tienes filiales fuera.
• 🆓 Sin plan gratuito ni autoservicio: no puedes evaluarlo sin agenda comercial.

¿A quién le encaja? Empresas que operan solo en España, que valoran el contrato y el soporte en español, y a las que la entrega firmada de EPI les resuelve el trámite CAE.

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5. tcheck (Tesicnor) — equipos e instalaciones, con órdenes de trabajo

Presentación

tcheck lo desarrolla Tesicnor, ingeniería española de seguridad industrial. Es un software de gestión, trazabilidad, revisión y mantenimiento de equipos e instalaciones: registro individual o masivo con marca, modelo, número de serie, manuales y facturas; identificación por número de serie, QR o etiqueta NFC; asignación al trabajador con ubicación; checklists y órdenes de trabajo de mantenimiento.

Es, de los productos españoles de esta página, el que más se acerca a un híbrido entre conformidad y GMAO ligera.

Puntos fuertes

• 🔧 Órdenes de trabajo de mantenimiento integradas con las revisiones, cosa que GearTracker y Scannable no ofrecen.
• 🏭 Cubre instalaciones además de equipos móviles, lo que encaja con un centro productivo y no solo con un almacén de EPI.
• 📎 Trazabilidad orientada al Reglamento (UE) 2016/425: identificación unitaria, lote y número de serie.
• 💰 Proyectos financiables por el Kit Digital, que citan expresamente.

Puntos débiles

• 💸 Sin tarifa publicada y sin prueba gratuita anunciada: solo demo previa solicitud.
• 🎓 La formación y las habilitaciones del trabajador no son el eje del producto, a diferencia de GearTracker.
• 📚 Sin catálogo de fabricantes de EPI precargado.
• 🌍 Presencia esencialmente nacional.

¿A quién le encaja? Plantas industriales españolas que quieren un solo sistema para las revisiones reglamentarias y el mantenimiento básico de instalaciones.

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6. Cheqroom — precio por administrador cuando hay muchísimos prestatarios

Presentación

Cheqroom está construido para material que circula —se reserva, se saca, se usa, se devuelve, se comprueba— y factura por administrador, no por usuario: Core 184 $, Business 275 $ y Enterprise 367 $ por administrador y mes con facturación anual, con prestatarios ilimitados que no consumen licencia.

Es un sistema de custodia con comprobación de estado. No hay campo de persona competente, ni regla de vida útil, ni estado de cuarentena: no es un producto de conformidad, y no conviene forzarlo a serlo.

Puntos fuertes

• 💶 Tarifa publicada, y prestatarios ilimitados sin coste: solo se pagan los administradores.
• 📅 El mejor modelo de reserva y autoservicio de esta página.
• 📄 Actas de entrega en PDF al sacar el material.
• 🖥️ Interfaz limpia que la gente usa sin formación previa.

Puntos débiles

• 💵 184 $ por administrador y mes es caro para un equipo pequeño, y la tarifa está en dólares.
• 📋 Sin lógica de inspección reglamentaria: ni persona competente, ni vida útil, ni cuarentena.
• 🎬 Su centro de gravedad es el material audiovisual y educativo, no el EPI.

¿A quién le encaja? Parques compartidos en medios, universidades, eventos e investigación.

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7. EZO (EZOfficeInventory) — inventario multicentro con precio por número de equipos

Presentación

EZO, antes EZOfficeInventory, es el más fuerte del grupo de custodia en informes y análisis: gestión multiubicación, umbrales de stock, proveedores, reservas y flujos maduros de código de barras y RFID.

A diferencia de lo que era habitual hace un año, ahora publica tarifa: Essential 63,55 $/mes para 300 equipos, Advanced 85,51 $/mes y Premium 100,88 $/mes sobre esa misma base, con Enterprise a medida, usuarios ilimitados y 15 días de prueba sin tarjeta. La cuota se calcula por número de equipos, con una calculadora en su propia página.

Puntos fuertes

• 📊 Informes y análisis, su mejor terreno.
• 🌐 Modelo multiubicación sólido, con reservas, umbrales de stock y seguimiento de proveedores.
• 🏷️ Flujos maduros de código de barras y RFID.
• 💶 Tarifa pública y calculable por volumen de equipos, con usuarios ilimitados.

Puntos débiles

• 📦 El resultado de la inspección y la vida útil son secundarios frente a la ubicación y la custodia.
• 🐌 Evolución funcional lenta y campos personalizados rígidos.
• 💵 Tarifa en dólares y complementos (CMMS) reservados a los planes altos.
• 📋 No es un producto de conformidad de EPI: no modela la persona competente.

¿A quién le encaja? Organizaciones multicentro cuyo dolor principal es la disponibilidad y saber quién tiene qué.

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8. Asset Panda — la hoja en blanco configurable

Presentación

Asset Panda es la plataforma más configurable de la lista: campos, flujos y acciones que defines tú, sobre un parque genuinamente heterogéneo de herramienta, activos de TI, vehículos y equipos. Gestiona además amortización, cosa que la mayoría de esta lista no hace.

La flexibilidad corta por los dos lados. No tiene ninguna opinión propia sobre qué debe contener la revisión de un EPI, así que un inventario mal configurado parece riguroso y no lo es. Presupuesta el tiempo de configuración con honestidad.

Puntos fuertes

• ⚙️ Configurabilidad extrema: campos, flujos y acciones definidos por ti.
• 🚚 Un solo inventario para un parque mixto de herramienta, TI, vehículos y equipos.
• 💰 Amortización y auditoría, que casi nadie más cubre aquí.

Puntos débiles

• 💸 Sin tarifa pública.
• 📋 Sin lógica de conformidad de serie.
• 📚 Sin catálogo de fabricantes de EPI, a diferencia de Papertrail, Scannable y GearTracker.
• 🛠️ La carga de configuración es enteramente tuya.

¿A quién le encaja? Organizaciones con un parque muy variado y alguien dentro que se haga dueño de la configuración.

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9. Timly — inventario general, con sitio y soporte en español

Presentación

Timly es un inventario general de activos —equipos informáticos, maquinaria, herramienta, consumibles, mobiliario y vehículos— con sitio en español y presencia comercial en España. Ofrece prueba gratuita de 10 días y no publica tarifa.

Sirve muy bien para saber qué tienes y dónde está. La revisión reglamentaria de un EPI no es su centro.

Puntos fuertes

• 🇪🇸 Sitio, materiales y atención en español.
• 🧩 Categorización muy flexible, prácticamente cualquier tipo de activo.
• ⏱️ Prueba gratuita de 10 días sin pasar por comercial.

Puntos débiles

• 💸 Sin tarifa publicada.
• 📋 Sin modelo de conformidad de EPI (persona competente, vida útil, cuarentena).
• 📚 Sin catálogo de fabricantes de EPI precargado.
• 🏢 No hay dirección de oficina en España publicada en su sitio: el soporte es en español, pero la entidad contratante es extranjera.

¿A quién le encaja? Empresas cuyo problema es el inventario general y para las que el EPI es una categoría más, no la razón de la compra.

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10. Onix — elevación, ATEX e inspectores externos

Presentación

Onix es una plataforma noruega en la que propietario, proveedor e inspector trabajan sobre el mismo expediente: accesorios de elevación, herramienta, mangueras, ATEX, equipos de seguridad y vehículos. Publica tarifa: Start desde 158 €/mes y Professional desde 668 €/mes con facturación anual, más un nivel Enterprise a medida.

Puntos fuertes

• 💶 Tarifa publicada y en euros, algo poco común fuera de la zona euro.
• 🔗 Modelo tripartito propietario / proveedor / inspector, pensado para quien externaliza las inspecciones.
• ⚙️ Cobertura fuerte en elevación y ATEX, terreno donde los productos de EPI se quedan cortos.

Puntos débiles

• 🇪🇸 Sin versión en español: su sitio ofrece inglés, neerlandés y noruego.
• 💵 158 €/mes de entrada es caro frente a los 85 €/año de un parque de 100 equipos en GearTracker.
• 🎒 El EPI no es su especialidad declarada, a diferencia de la elevación.

¿A quién le encaja? Talleres y operadores de elevación con inspección externalizada y volumen suficiente para justificar el escalón de entrada.

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🚫 Los que hemos dejado fuera, y por qué

• Fracttal One (sede central en Alcobendas, Madrid) y Rosmiman (IDASA Sistemas, Elche) son GMAO/EAM, no gestión de equipos regulados. Excelentes en órdenes de trabajo y ciclo de vida de activo industrial, fuera de foco en la revisión de un arnés. Ninguno publica tarifa. Los tratamos en la comparativa de GMAO.
• CTAIMA / Twind (Tarragona) es una plataforma CAE: gestiona la documentación preventiva de contratas, incluida el acta de entrega de EPI, pero no el inventario ni la revisión de los equipos. Es complementaria, no alternativa.
• Nexus Integra (Valencia) es una plataforma de integración industrial e IoT. Aparece en muchas listas de «software de equipos» por confusión de vocabulario; no gestiona conformidad de EPI.
• Proalt Ingeniería (Murcia y Madrid) ofrece una app de revisión de EPI, pero indisociable de su servicio de inspección. Si buscas externalizar la revisión, es una opción; si buscas software para hacerlo tú, no compite en la misma categoría.

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Cómo elegir en cinco preguntas

1. ¿Cuál de los cuatro problemas es el tuyo? Custodia, conformidad, coste o mantenimiento. Si no puedes contestarlo en una frase, no estás listo para hacer una lista corta.
2. ¿Qué cuenta la licencia? Por usuario, por administrador, por equipo, por número de activos. Esta sola pregunta mueve el coste a tres años en un orden de magnitud. GearTracker y Scannable cobran por equipo; Cheqroom por administrador; Papertrail por usuario; EZO por volumen de equipos. Para la misma empresa, el ganador cambia según el eje en el que seas grande.
3. ¿Quién necesita cuenta? Cuenta a las personas que solo van a consultar algo o a firmar una entrega. Si un producto las factura a tarifa completa, perderá contra otro que no lo haga.
4. ¿Aguanta el registro una inspección de trabajo? Si la conformidad está en juego, exige: identidad única del equipo, fecha, persona competente identificada con prueba de su competencia, criterios aplicados, resultado y conservación. Y recuerda el art. 4.4 del RD 1215/1997: los resultados deben poder ponerse a disposición de la autoridad laboral, no solo existir en una base de datos.
5. ¿Cómo se sale? Pide una exportación completa incluidos los adjuntos, en formato documentado, y llévalo al contrato. Pruébala durante la evaluación, no durante la negociación de la renovación — más de un producto de esta lista, GearTracker incluido, excluye los documentos subidos de su exportación estándar.

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Nuestra metodología y sus límites

Los datos de esta página —tarifas, modelos de licencia, listas de módulos— proceden de las páginas oficiales de cada editor, comprobadas el 19 de agosto de 2026. Cuando un editor no publica precio, lo decimos en lugar de estimarlo.

No publicamos una nota numérica única en esta página, porque los cuatro problemas de arriba no son comparables entre sí: puntuar Onix contra Cheqroom en una sola escala daría un número sin significado. La comparativa de software de inspecciones reglamentarias sí lleva un ranking puntuado, porque allí los productos compiten de verdad por el mismo trabajo.

No utilizamos notas de directorios de opiniones en esta página. Esos directorios permiten a los editores pujar por su posición y solicitar reseñas con un incentivo simbólico, y el número de opiniones mide sobre todo cuántos años lleva vendiendo un editor — lo que penaliza a los productos recientes, varios de los cuales superan hoy a compañías establecidas hace veinte años.

Divisas. Reproducimos la tarifa en la moneda en que la publica el editor (€, £, $), sin convertir. La conversión envejece mal y el tipo de cambio es un riesgo real que conviene mantener visible en la comparación.

Transparencia: los enlaces a GearTracker desde este sitio llevan parámetros de seguimiento de afiliación. Precisamente por eso sus límites están detallados al mismo nivel que los de cualquier otro producto, y por eso no lo presentamos como ganador de una categoría que solo cubre en parte. Si tu problema es la custodia, el coste o el mantenimiento, otro de los nueve restantes es mejor respuesta.

Fuentes

Tarifas de GearTracker · Tarifas de Papertrail · Tarifas de Scannable · Tarifas de Cheqroom · Tarifas de EZO · Onix · Wobyk · tcheck · RD 1215/1997 (BOE) · RD 773/1997 (BOE) · RD 2177/2004 (BOE)

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❓ Preguntas frecuentes

¿Obliga la ley española a llevar las revisiones en un software?

No. El RD 1215/1997 exige que las comprobaciones las haga personal competente y que los resultados se documenten y estén a disposición de la autoridad laboral (art. 4.3 y 4.4). El soporte lo eliges tú. Lo que en la práctica descarta al Excel no es la ley, es la carga de la prueba: hay que demostrar quién revisó, cuándo, con qué criterios y sobre qué número de serie, sin poder modificarlo después.

¿Cada cuánto hay que revisar un EPI en España?

No hay una periodicidad universal en la ley. La fijan las instrucciones del fabricante (RD 773/1997, art. 7) y tu evaluación de riesgos. En anticaídas, el manual del fabricante suele remitir a la UNE-EN 365, que describe un examen por persona competente a intervalos no superiores a 12 meses; en ese momento el «anual» pasa a ser exigible por la vía del manual, no por un artículo que lo diga.

¿Puedo gestionar los EPI en un inventario general?

Registrarlos, sí. Que el registro sirva como prueba de una comprobación es otra cosa: hace falta persona competente identificada, criterios aplicados y resultado, y los inventarios generales rara vez modelan eso. La guía de software de inspecciones reglamentarias tiene la lista completa de comprobación.

¿Existe software de gestión de equipos gratuito?

GearTracker es gratuito hasta 100 equipos con usuarios ilimitados, y Scannable hasta 200 equipos. El resto de esta comparativa es de pago, aunque casi todos ofrecen prueba. Desconfía de los planes «gratis» que limitan justo la funcionalidad que estás evaluando.

¿Sirve para el expediente CAE?

Parcialmente. Ninguno de estos productos se conecta de serie con las plataformas CAE españolas. Lo que sí puedes exigirle es que genere el acta de entrega de EPI firmada en PDF y la exporte para subirla a la plataforma del titular. Wobyk lo trata como módulo propio; GearTracker lo cubre con la transferencia con prueba de recepción; Cheqroom con el acta de entrega en PDF.

¿Cuánto se tarda en meter el parque existente en el sistema?

La respuesta honesta es que el proyecto es la carga de datos, no el software. Un catálogo de fabricantes precargado (Papertrail, Scannable, GearTracker) se lleva por delante la mayor parte para equipo estándar. Sin él, presupuesta varios minutos por cada equipo serializado, y aprovecha para hacer un inventario físico: encontrarás equipos que ya no existen y equipos que nadie sabía que estaban.

¿Uno o varios sistemas?

Varios es normal y no es un fracaso. Una flota de vehículos, un almacén de herramienta y un pañol de EPI tienen requisitos genuinamente distintos, y forzarlos a un solo producto suele terminar con la conformidad perdiendo. Lo importante es que cada uno tenga un responsable y una vía de salida de los datos.

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🚀 Conclusión

Si tu problema es el equipo regulado y las personas que lo usan, GearTracker es la mejor respuesta de esta página y la que colocamos primera: 0,85 € por equipo y año con usuarios ilimitados es lo único que sigue siendo barato cuando el parque y la plantilla crecen a la vez, y es el único producto que enlaza el equipo con la formación y las habilitaciones de quien lo lleva. La contrapartida es doble y conviene tenerla escrita antes de firmar: las listas de control las escribes tú, mientras Papertrail las entrega ya asociadas a cada modelo de fabricante, y su exportación no incluye los documentos que hayas subido. Si prefieres que los criterios de inspección vengan dados, el precio superior de Papertrail se justifica por sí solo a partir de unos pocos cientos de equipos.

Si quieres un editor español, con contrato y soporte en español y la entrega firmada de EPI como módulo propio, Wobyk es la opción más directa, y tcheck si además necesitas órdenes de trabajo sobre instalaciones. Ninguno de los dos publica precio, así que pide presupuesto a ambos el mismo día.

Si tu problema es la custodia de un parque heterogéneo, Asset Panda y EZO tienen la profundidad. Para un parque compartido con muchísimos prestatarios, el precio por administrador de Cheqroom es el modelo a batir. Para elevación y ATEX con inspección externalizada, Onix es el único aquí construido alrededor de los tres actores.

Empieza por cuál de los cuatro problemas tienes de verdad — y deja que el modelo de licencia, no la lista de funcionalidades, reduzca la lista corta.