🏗️ Leitfaden 2026: Welche Software für die Prüfung von Arbeitsmitteln ist die beste?
Stand 19. August 2026 — Preise und Funktionen auf den offiziellen Anbieterseiten geprüft; jede Frist unten ist aus ihrem Primärtext zitiert (BetrSichV, DGUV-Regelwerk, ASR, DIN, AM-VO, VUV).
✅ Warum das schwerer ist, als es aussieht
Die Prüfung von Arbeitsmitteln klingt nach einem Terminproblem. Sie ist in Wahrheit ein Nachweisproblem: Können Sie an dem Tag, an dem die Aufsichtsbehörde, die Berufsgenossenschaft, der Versicherer oder ein Gericht fragt, belegen, dass ein bestimmtes Gerät von einer namentlich benannten befähigten Person, nach definierten Kriterien, an einem definierten Datum geprüft wurde — und dass etwas passiert ist, wenn ein Mangel gefunden wurde?
Eine Excel-Liste beantwortet das für zwanzig Gegenstände. Bei zweihundert hört sie damit auf. Und für Ausrüstung, die zwischen Standorten wandert, an wechselnde Personen ausgegeben wird oder aus der Reparatur zurückkommt, hat sie nie funktioniert.
Bevor man Software vergleicht, steht allerdings eine Unterscheidung, die im deutschsprachigen Raum fast jeder Kaufratgeber übergeht. Sie entscheidet darüber, was die Software überhaupt können muss.
⚖️ Vorschrift, Regel oder Herstellerangabe?
In Deutschland heißen drei sehr unterschiedliche Dinge „vorgeschrieben“, und sie sind nicht gleich durchsetzbar.
1. Die Verordnung. Die Betriebssicherheitsverordnung ist staatliches Recht. Ihr § 14 Abs. 2 sagt: „Der Arbeitgeber hat Arbeitsmittel, die Schäden verursachenden Einflüssen ausgesetzt sind, wiederkehrend von einer zur Prüfung befähigten Person prüfen zu lassen.“ Und § 3 Abs. 6 sagt, wer die Frist festlegt: „Der Arbeitgeber hat Art und Umfang erforderlicher Prüfungen von Arbeitsmitteln sowie die Fristen von wiederkehrenden Prüfungen nach den §§ 14 und 16 zu ermitteln und festzulegen.“ Die Verordnung nennt also die Pflicht, aber — von den überwachungsbedürftigen Anlagen in Anhang 2 und 3 abgesehen — keine Zahl.
2. Die DGUV Vorschrift. Autonomes Satzungsrecht des Unfallversicherungsträgers, für die Mitgliedsbetriebe verbindlich wie eine Rechtsnorm. Hier stehen tatsächlich Zahlen: Krane jährlich (DGUV Vorschrift 52 § 26), Flurförderzeuge „in Abständen von längstens einem Jahr“ (DGUV Vorschrift 68 § 37), Winden und Hubgeräte mindestens einmal jährlich (DGUV Vorschrift 54 § 23).
3. Die DGUV Regel, Information oder der Grundsatz — und die Herstellerangabe. Regeln der Technik mit Vermutungswirkung. Wer sie einhält, darf davon ausgehen, seine Pflicht erfüllt zu haben. Wer abweicht, muss nachweisen, dass sein Schutzniveau mindestens gleichwertig ist. Hier liegt die jährliche Prüfung der Anschlagmittel (DGUV Regel 100-500 Kapitel 2.8), die jährliche Prüfung der PSA gegen Absturz (DGUV Regel 112-198), die Regalinspektion (DIN EN 15635) und die Feuerlöscherwartung (ASR A2.2 mit DIN 14406-4).
Der dritte Punkt ist der, an dem die meisten Missverständnisse hängen. Die Zwölfmonatsfrist für PSA gegen Absturz steht in Deutschland nicht in einer Verordnung. Die BetrSichV greift für PSA gar nicht — sie regelt Arbeitsmittel, und persönliche Schutzausrüstung der Kategorie III ist keines. Die Frist kommt aus der DGUV Regel 112-198, aus den Herstellerangaben und aus EN 365.
Wer daraus schließt, die Prüfung sei optional, hat es genau falsch herum verstanden. Die Regel hat Vermutungswirkung, die Herstellerangabe ist über § 3 BetrSichV eigenständig verbindlich, und im Schadensfall dreht die Abweichung die Beweislast um. Praktisch ändert sich also nichts an dem, was Sie tun müssen — sehr wohl aber an dem, was Sie dokumentieren müssen, wenn Sie einmal begründet abweichen wollen.
Ein französisches Pendant zur vérification générale périodique, bei der die Frist je Gerätefamilie per Erlass feststeht, gibt es hier nicht. Das deutsche System verlangt stattdessen von Ihnen eine begründete eigene Festlegung — und damit ein System, das diese Begründung mitführt.
🔍 Wer muss was wann prüfen
Suchen Sie nach einem Gerätetyp oder filtern Sie nach Familie. Tragen Sie das Datum der letzten Prüfung ein, und das Werkzeug rechnet die nächste Fälligkeit aus, wo ein fester Abstand gilt. Öffnen Sie eine Karte für den maßgeblichen Text, für die Frage, wer prüfen darf, und für die Fallstricke.
Ein gelber Badge markiert eine Frist, die selbst in einem verbindlichen Text steht — DGUV Vorschrift oder BetrSichV. Ein grauer Badge markiert eine Frist aus einer Regel der Technik: DGUV Regel, Information, Grundsatz, ASR, DIN oder Herstellerangabe. Grau heißt nicht freiwillig. Grau heißt: die Zahl ist nicht per Gesetz gesetzt, und wenn Sie abweichen, tragen Sie die Begründungslast.
19 Arten von Arbeitsmitteln — klicken Sie eine an für Rechtsgrundlage und Besonderheiten. Die angegebenen Fristen sind Höchstfristen: häufiger prüfen ist immer zulässig, und mehrere Regelwerke verlangen es.
Vier Dinge, die man aus dieser Tabelle mitnehmen sollte.
Erstens: Für Krane gilt nicht nur die Jahresfrist. Kraftbetriebene Turmdrehkrane brauchen im 14. und im 16. Betriebsjahr, kraftbetriebene Fahrzeugkrane ab dem 13. Betriebsjahr eine Sachverständigenprüfung — und danach jährlich. Wer einen zwölf Jahre alten Fahrzeugkran gebraucht kauft, erbt im Folgejahr eine Prüfpflicht, die im Kaufvertrag nirgends stand.
Zweitens: Rundstahlketten haben zwei Fristen. Jährlich die Sichtprüfung durch den Sachkundigen, und zusätzlich alle drei Jahre die besondere Prüfung auf Rissfreiheit (DGUV Regel 100-500 Kapitel 2.8 Ziffer 3.15.2.2) — mit einer Prüfmaschine, nicht mit dem bloßen Auge. Zwei Fristen unterschiedlicher Länge auf demselben Gegenstand, mit unterschiedlichem Prüfer: genau daran zerbricht die Tabellenkalkulation.
Drittens: Für Hubarbeitsbühnen wird ständig der falsche Grundsatz zitiert. Der DGUV Grundsatz 308-008 regelt nicht die Prüfung der Maschine, sondern „Ausbildung und Beauftragung der Bediener von Hubarbeitsbühnen“ — also die jährliche Unterweisung des Bedienpersonals. Für die Bühne selbst gilt der DGUV Grundsatz 308-002 „Prüfung von Hebebühnen“, zusammen mit DGUV Regel 100-500 Kapitel 2.10. Zwei Pflichten, zwei Adressaten, derselbe Rhythmus — und wer nur eine davon nachweisen kann, hat im Aufsichtsfall trotzdem eine Lücke.
Viertens: Für Regale ist die meistzitierte Quelle veraltet. Die DGUV Regel 108-007 wurde zurückgezogen; fachlich richtig ist heute die DGUV Information 208-061 „Lagereinrichtungen und Ladungsträger“. Auf zahlreichen Dienstleisterseiten steht noch die alte Nummer. Wer sie in seine eigene Prüfdokumentation übernimmt, beruft sich auf ein Regelwerk, das es nicht mehr gibt.
🏆 Der interaktive Vergleich
Unter einem Etikett werden zwei verschiedene Aufgaben verkauft, und die Produkte sind nicht austauschbar:
Betreiber brauchen ein Verzeichnis, einen Fristenplan, Erinnerungen und einen Nachweis, den sie auf Anforderung vorlegen können.
Prüfdienstleister brauchen all das, plus Mandantentrennung, Protokollvorlagen entlang einer benannten Prüfgrundlage und etwas, das sie dem Kunden am Ende in die Hand geben.
Wählen Sie unten Ihren Anwendungsfall, und die Rangfolge folgt. Nur ein Teil des Panels bedient beide Seiten sauber — was für sich genommen schon ein Befund ist.
Ihr Profil:
Ihr Anwendungsfall:
9 Lösungen nach Ihren Prioritäten sortiert — die Bewertung je Kriterium ist in der Methodik am Seitenende erläutert.
Die Lizenz zählt Geräte, nicht Nutzer — das dreht die Rechnung dieser Kategorie um: jedem Vorarbeiter, jedem Lagerverwalter und jedem Träger einen Zugang zu geben kostet nichts. Abgedeckt ist die Kette vom Verzeichnis über Frist, Checkliste, Ablegereife, Sperrung und Reparatur bis zum Nachweis — für den eigenen Bestand ebenso wie für Kundenbestände. Der Unterschied zu allem anderen im Panel: das Gerät hängt an einer namentlich benannten Person, und an deren Unterweisung und Befähigung.
Prüfumfang
8,5
Bedienbarkeit & Akzeptanz
9,0
Preis & Transparenz
9,8
Mobile Erfassung
8,5
Nachweisqualität
8,5
Auswertung & Erinnerungen
7,0
Einführung & Support
8,0
Stärken
✅ Dauerhaft kostenloser Tarif bis 100 Geräte, und unbegrenzte Nutzer in jedem Tarif — auch im kostenlosen
✅ 0,85 € je Gerät und Jahr: die Lizenz zählt Betriebsmittel, nicht Köpfe, also kostet es nichts, die gesamte Belegschaft mit Zugängen auszustatten
✅ Verbindet das Gerät mit der Person und mit deren Unterweisung und Befähigung — genau die zwei Nachweise, die § 14 BetrSichV mit TRBS 1203 und die DGUV Regel 112-198 nebeneinander verlangen. Kein anderes Produkt im Panel führt beide
✅ Vorbefüllter Herstellerkatalog mit mehreren Tausend Referenzen der gängigen PSA- und Hebemittel-Marken, dazu NFC- und Barcode-Erfassung
✅ Unbegrenzt viele Checklisten, jeweils an das Betriebsmittel gebunden, für das sie gilt, und während der Prüfung selbst ausgefüllt
✅ Ablegereife, Sperrung und Reparatur sind eigene Zustände, keine Freitextnotizen — bei einem gesperrten Gurt ist das der Unterschied zwischen Nachweis und Behauptung
✅ Kunden und deren Bestände werden zentral verwaltet, ein Prüfdienstleister hält mehrere Auftraggeber in einem Arbeitsbereich
Schwächen
⚠️ Die Checklisten schreiben Sie selbst. Papertrail liefert Prüfpunkte bereits je Herstellermodell mit, Certado liefert Vorlagen entlang DGUV Regel 112-198 und DGUV Grundsatz 305-002 — das ist ein Einführungsprojekt, das Sie dort nie durchlaufen
⚠️ Kein deutsches Regelwerk vorbelegt: Fristen nach DGUV Vorschrift 68, DGUV Regel 100-500 Kapitel 2.8 oder DGUV Regel 112-198 müssen Sie selbst hinterlegen
⚠️ Kein Modul für geplante Instandhaltung oder Arbeitsaufträge — wer neben der Prüfung auch die Wartung steuern will, braucht ein zweites System
⚠️ Telefonsupport nur im Tarif Custom und laut Anbieterseite auf Englisch und Französisch — keine deutschsprachige Hotline
Preise
Kostenlos bis 100 Geräte; darüber nutzungsabhängig ab 85 € pro Jahr für 100 Geräte (0,85 € je Gerät und Jahr), mengendegressiv bis 0,60 € ab 20.000 Geräten; unbegrenzte Nutzer in jedem Tarif
39 – 139 €/Monat (jährlich), Enterprise auf Anfrage
✅
🇩🇪 Deutschland
Papertrail
Betreiber + Prüfdienstleister
35 – 60 £/Nutzer/Monat
✅
🇬🇧 Vereinigtes Königreich
BetreiberCockpit
Betreiber
Kostenloser Tarif, dann ab 29 €/Monat
✅
🇩🇪 Deutschland
Mitti (ehem. SafetyCulture)
Betreiber + Prüfdienstleister
Kostenlos ≤ 10 Nutzer; 24 $/Lizenz/Monat jährlich
✅
🇦🇺 Australien
Timly
Betreiber
195 € bzw. 495 €/Monat
✅
🇨🇭 Schweiz
Onix Work
Betreiber + Prüfstellen
Auf Anfrage
❌ Demo
🇳🇴 Norwegen
ToolSense
Betreiber
Auf Anfrage, kein Listenpreis
✅
🇦🇹 Österreich
Wartungsplaner
Betreiber
195 € netto Einmalkauf (Einzelplatz)
✅
🇩🇪 Deutschland
1. GearTracker — die Rechnung pro Gerät
Überblick
GearTracker rechnet pro Gerät ab, nicht pro Nutzer: kostenlos bis 100 Geräte, danach 0,85 € je Gerät und Jahr, mengendegressiv bis 0,60 € ab 20.000 Geräten — und unbegrenzte Nutzer in jedem Tarif, den kostenlosen eingeschlossen. Das dreht die Arithmetik dieser ganzen Kategorie um: jedem Vorarbeiter, jedem Lagerverwalter und jedem Träger einen Zugang zu geben kostet nichts.
Fachlich deckt es die Kette ab: Verzeichnis, Frist, konfigurierbare Checklisten, Ablegereife, Sperrung, Reparatur, Ausgabe und PDF-Prüfnachweis. Checklisten lassen sich in beliebiger Zahl anlegen und jeweils an das Betriebsmittel binden, für das sie gilt — der Prüfer füllt also das richtige Formular am richtigen Gegenstand aus. Kunden und deren Bestände werden zentral verwaltet, ein Dienstleister hält mehrere Auftraggeber in einem Arbeitsbereich.
Das eigentliche Unterscheidungsmerkmal ist aber ein anderes, und es trifft die deutsche Rechtslage genauer, als es zunächst aussieht: das Gerät hängt an einer namentlich benannten Person und an deren Unterweisung und Befähigung. § 14 BetrSichV in Verbindung mit TRBS 1203 verlangt, dass Sie die Qualifikation der prüfenden Person belegen können. Die DGUV Regel 112-198 verlangt, dass Sie die Unterweisung des Trägers belegen können. Kein anderes Produkt in diesem Panel führt beide Nachweise neben dem Gerät.
Stärken
🥇 Erster Platz auf allen fünf Profilen dieses Vergleichs. Beachten Sie die Abstände: auf dem Standardprofil führt es Certado um 0,04 Punkte, auf dem Profil „Prüfdienstleister“ um 0,01 — das ist in allem außer der Sortierreihenfolge ein Gleichstand.
🆓 Dauerhaft kostenloser Tarif bis 100 Geräte, mit unbegrenzten Nutzern in jedem Tarif.
💶 0,85 € je Gerät und Jahr: die Lizenz zählt Betriebsmittel, nicht Köpfe. Ein Bestand von 800 Gurten kostet 680 € im Jahr, unabhängig davon, ob 12 oder 400 Personen damit arbeiten.
👤 Verbindet Gerät, Person, Unterweisung und Befähigung — genau die zwei Nachweise, die TRBS 1203 und die DGUV Regel 112-198 nebeneinander verlangen.
📚 Vorbefüllter Herstellerkatalog mit mehreren Tausend Referenzen der gängigen PSA- und Hebemittelmarken, dazu NFC- und Barcode-Erfassung und Erinnerungen vor jeder Fälligkeit.
♻️ Ablegereife, Sperrung und Reparatur sind eigene Zustände, keine Freitextnotizen. Bei einem gesperrten Auffanggurt ist das der Unterschied zwischen einem Nachweis und einer Behauptung.
🤝 Zentrale Verwaltung von Kunden und deren Beständen, sodass ein Prüfdienstleister mehrere Auftraggeber in einem Arbeitsbereich hält.
Schwächen
📝 Die Checklisten schreiben Sie selbst. Papertrail liefert Prüfpunkte bereits je Herstellermodell mit, Certado liefert Vorlagen entlang DGUV Regel 112-198 und DGUV Grundsatz 305-002. Das ist ein Einführungsprojekt, das Sie dort nie durchlaufen — kalkulieren Sie es ein, Familie für Familie.
📕 Kein deutsches Regelwerk vorbelegt. Fristen nach DGUV Vorschrift 68, DGUV Regel 100-500 Kapitel 2.8 oder DGUV Regel 112-198 müssen Sie selbst hinterlegen. Im deutschen Markt ist das der spürbarste Abstand zu den einheimischen Spezialisten.
🔧 Kein Modul für geplante Instandhaltung oder Arbeitsaufträge. Wer neben der Prüfung auch die Wartung steuern will, braucht ein zweites System — siehe unseren Vergleich der Instandhaltungssoftware.
☎️ Kein deutschsprachiger Telefonsupport. Die Anbieterseite nennt Telefonsupport nur im Tarif Custom und nur auf Englisch und Französisch.
Für wen? Betreiber mit großem Bestand und großer Belegschaft, deren Budget keine Lizenz pro Kopf hergibt — und Dienstleister, die mehrere Kundenbestände führen, sofern sie akzeptieren, die Prüfvorlagen selbst zu bauen.
2. Certado Suite — das deutscheste Produkt im Panel
Überblick
Certado Suite der Certado GmbH ist das Produkt, bei dem das deutsche Regelwerk nicht nachgebaut, sondern hinterlegt ist: DGUV Regel 112-198, EN 361, EN 354, Protokolle nach DGUV Grundsatz 305-002, Betriebsmittelprüfung nach BetrSichV. Abgedeckt sind alle Betriebsmittelklassen — PSA, Elektrogeräte, Hebezeuge, Druckgeräte.
Der Ablauf ist genau der, den ein Prüfer erwartet: QR-Code scannen, Checkliste durcharbeiten, Protokoll entsteht automatisch. Nach jeder Prüfung berechnet die Software die nächste Frist, erinnert per E-Mail, In-App und Push — und markiert nicht bestandene Gegenstände automatisch als gesperrt. Diese eine Funktion ist mehr wert, als sie klingt: Sperrung wird zum Systemzustand statt zur Disziplinfrage.
Die Preise sind veröffentlicht, was in dieser Kategorie selten ist: Starter 39 €/Monat (1 Arbeitsbereich, 1 Prüferzugang), Business 79 €/Monat (bis 5 Arbeitsbereiche), Professional 139 €/Monat (bis 15 Arbeitsbereiche), jeweils bei jährlicher Abrechnung; weitere Prüferzugänge 15 €/Monat; Enterprise auf Anfrage. Die Gerätezahl ist in allen Tarifen unbegrenzt. Gemeinnützige Organisationen wie DRK, THW und DLRG zahlen 22,95 € je Arbeitsbereich und Monat.
Stärken
📕 Normen hinterlegt statt nachgebaut: DGUV Regel 112-198, EN 361, EN 354, Protokolle nach DGUV Grundsatz 305-002.
⏰ Automatische Fristberechnung nach jeder Prüfung, mit dreifachem Erinnerungsweg.
💶 Veröffentlichte Preisliste, mit unbegrenzter Gerätezahl in jedem Tarif.
🧯 Alle Betriebsmittelklassen, nicht nur PSA: Elektrogeräte, Hebezeuge, Druckgeräte.
🚒 Eigene Ausrichtung auf Feuerwehren, DRK, THW und DLRG, mit Sondertarif für gemeinnützige Organisationen.
Schwächen
💵 Die Lizenz zählt Arbeitsbereiche und Prüferzugänge. Bei 15 Standorten und mehreren Prüfern läuft die Rechnung schnell deutlich über 139 €/Monat.
📚 Kein vorbefüllter Herstellerkatalog — der Bestand wird angelegt, nicht aus einem Modellverzeichnis gezogen.
👤 Keine Verknüpfung von Gerät, Träger und Unterweisung: die Sachkunde der prüfenden Person ist nicht Teil des Datenmodells.
🔧 Kein Instandhaltungsmodul; Reparaturen werden dokumentiert, aber nicht geplant.
🌱 Junger Anbieter, zuvor unter dem Produktnamen „PSA-Audit“ am Markt — die Referenzbasis ist kleiner als bei den internationalen Anbietern.
Für wen? Betriebe, die eine DGUV-Prüfung im Haus erwarten und die Prüfvorlagen nicht selbst schreiben wollen. Für reine PSA-Programme im Mittelstand ist das der kürzeste Weg zum belastbaren Nachweis.
3. Papertrail — Prüfpunkte je Herstellermodell, aber auf Englisch
Überblick
Papertrail existiert für die Sachkundigenprüfung von PSA und Hebemitteln, und das merkt man. Es liefert ein Herstellerverzeichnis mit über 120 Marken mit, sodass ein Gurt über sein tatsächliches Modell identifiziert wird statt von Hand eingetippt zu werden. Bei tausend Gegenständen ist das der Unterschied zwischen einem zweiwöchigen Erfassungsprojekt und einem Nachmittag.
Der eigentliche Vorsprung liegt eine Ebene darüber: jedes Modell bringt seine eigenen Prüfpunkte mit. Sie schreiben die Kriterien nicht.
Preise: Starter 35 £/Nutzer/Monat (33,25 £ jährlich, ein Nutzer Minimum), Corporate 60 £ (57 £ jährlich, vier Nutzer Minimum), Enterprise auf Anfrage mit privatem Verzeichnis, eigenen Checklisten, Webhooks und API. Kostenlose Testphase in jedem Tarif, ohne Kreditkarte.
Stärken
📚 Verzeichnis von über 120 Herstellern, vorgeladen, jedes Modell mit eigenen Prüfpunkten — Katalog und Checkliste kommen zusammen.
💶 Veröffentlichte Preisliste.
🤝 Bedient Betreiber und Prüfdienstleister gleichermaßen, mit privatem Verzeichnis im Enterprise-Tarif.
📴 Offline-Erfassung, RFID/NFC/QR und API gehören zum Standardumfang.
Schwächen
🇩🇪 Keine deutsche Oberfläche und keine deutschsprachige Dokumentation. Prüfnachweise entstehen auf Englisch, und die Prüfpunkte folgen EN- und LOLER-Logik, nicht dem DGUV-Regelwerk. Für eine Vorlage bei der Berufsgenossenschaft ist das kein K.-o.-Kriterium, aber ein Reibungspunkt, der jeden Tag anfällt.
💵 35 bis 60 £ je Nutzer und Monat ist der teuerste Einstieg des Panels für ein größeres Team.
👥 Corporate und Enterprise verlangen mindestens vier Nutzer.
🖥️ Die Oberfläche braucht mehr Einarbeitung als die reinen Feld-Apps.
Für wen? Höhensicherung, Industrieklettern, Rettung, Windenergie und Abenteuersport — Betriebe, deren Bestand überwiegend aus PSA und Hebemitteln besteht und in denen ohnehin auf Englisch gearbeitet wird.
4. BetreiberCockpit — der günstigste ernstzunehmende Einstieg
Überblick
BetreiberCockpit der DeWe Consulting UG aus Wetzlar ist die preiswerteste ernstzunehmende Option im deutschen Markt: kostenloser Tarif mit begrenzter Gerätezahl, danach ab 29 € im Monat mit unbegrenzt vielen Geräten, gehostet in Deutschland.
Die Normenliste verrät die Zielgruppe — BetrSichV § 14, DGUV Vorschrift 3, DIN 31051, ASR A1.7, UVV, DIN VDE 0701-0702. Das ist die Liste eines Betreibers von Gebäuden und Anlagen, nicht die eines PSA-Prüfers. Bemerkenswert ist das Portal für externe Dienstleister: der beauftragte Prüfbetrieb trägt sein Ergebnis selbst ein, statt ein PDF zu mailen, das dann in einem Ordner verschwindet.
Stärken
💶 Kostenloser Tarif ohne Kreditkarte, kostenpflichtig ab 29 €/Monat mit unbegrenzter Gerätezahl — nach GearTracker das günstigste Preisschild im Panel.
📕 Normbezug explizit ausgewiesen: BetrSichV § 14, DGUV Vorschrift 3, DIN 31051, ASR A1.7, DIN VDE 0701-0702.
🔗 Portal für externe Dienstleister — der Prüfbetrieb dokumentiert direkt im System des Auftraggebers.
📱 Erfassung am Gerät per QR-Code-Scan.
🇩🇪 Hosting in Deutschland, DSGVO-Konformität ausgewiesen, Impressum mit Handelsregistereintrag und benanntem Geschäftsführer.
Schwächen
🦺 Kein PSA-Fokus: weder Ablegereife noch Herstellerkatalog noch Prüfpunkte nach DGUV Regel 112-198.
👤 Keine Ausgabe an namentlich benannte Träger, keine Verwaltung von Unterweisungen.
🏢 Sehr kleiner Anbieter — eine UG mit einem Geschäftsführer. Bei einer Software, die Ihre Nachweise hält, ist das ein reales Klumpenrisiko, das man vor Vertragsschluss adressieren sollte.
❓ Die Gerätezahl des kostenlosen Tarifs geht aus der Produktseite nicht hervor.
🧾 Kein Mandantenmodell für Prüfdienstleister mit mehreren Auftraggebern.
Für wen? Betreiber von Gebäuden, Anlagen und Elektrogeräten, die das Prüfmanagement mit kleinem Budget in den Griff bekommen wollen — und die keine PSA-Stückprüfung abbilden müssen.
5. Mitti (ehemals SafetyCulture) — eine allgemeine Prüf-Engine
Überblick
SafetyCulture heißt seit dem 11. August 2026 Mitti. Am Produkt ändert die Umbenennung wenig: Mitti ist eine Prüfplattform, kein Betriebsmittel-Compliance-System, und dieser Unterschied entscheidet über die Eignung. Wenn Ihre Prüfungen Checklistenform haben und die Historie des einzelnen Geräts nicht der eigentliche Gegenstand der Akte ist, kommen Sie hiermit am schnellsten und günstigsten zu einheitlichen, bebilderten, zeitgestempelten Prüfungen.
Preise: kostenlos für bis zu 10 Personen mit fünf aktiven Vorlagen, danach 24 $ je Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung (29 $ monatlich), Enterprise auf Anfrage.
Stärken
🆓 Kostenlos für bis zu 10 Personen, danach ein veröffentlichter Lizenzpreis.
📱 Die beste Felderfassung im Panel: offline, fotozentriert, in Minuten gelernt.
🧩 Ein Vorlagenmodell, das sich jedem Betriebsmitteltyp anpasst, ohne Zutun des Anbieters.
🔁 Mängelmeldung und Korrekturmaßnahmen sind Teil desselben Ablaufs wie die Prüfung.
Schwächen
📋 Prüfungs- statt gerätezentriert: Ablegereife, Reparaturhistorie und Sperrzustand sind keine nativen Konzepte.
🔒 Der kostenlose Tarif begrenzt aktive Vorlagen auf fünf — ein ernsthaftes PSA-Programm überschreitet das sofort.
💱 Die deutsche Preisseite weist Dollar aus, nicht Euro. Wechselkurs und Umsatzsteuer bleiben Ihr Problem.
💵 Lizenz je Person: sobald jeder Träger einen Zugang braucht, wird es teuer.
🏷️ Namenswechsel im August 2026 — Dokumentation, Schulungsmaterial und interne Verweise auf „SafetyCulture“ müssen Sie nachziehen.
Für wen? Organisationen, die sehr Unterschiedliches prüfen und einen einheitlichen Prozess dringender brauchen als ein nachweisfestes Betriebsmittelverzeichnis. Wer eher in Richtung Arbeitsschutzmanagement denkt, findet in unserem Vergleich der Arbeitsschutzsoftware die passendere Auswahl.
6. Timly — Inventar zuerst, Prüfung mitgeführt
Überblick
Timly der Timly Software AG aus Zürich (Handelsregistereintrag 2020) ist eine Inventarplattform, die Prüfungen mitführt — nicht eine Prüfsoftware, die auch inventarisiert. Für viele Betriebe ist genau das die richtige Reihenfolge: Sie wissen zuerst, was Sie haben und wo es steht, und die Frist hängt daran.
Jedes Asset hat einen eigenen Kalender für Wartungen und Prüffristen mit Erinnerungsfunktion. Für den E-Check nach DGUV V3 lassen sich alle Elektrogeräte bereichsweise filtern. Die Container-Funktion bildet Arbeitsbereiche, Räume, Fahrzeuge und Maschinen mit mehreren Komponenten ab, sodass Betriebsmittel raumweise ausgegeben werden können. Neben Geräten verwaltet Timly auch Zertifizierungen, Mitarbeiterqualifikationen und anstehende Schulungen.
Preise: ESSENTIAL+ 195 €/Monat, PROFESSIONAL 495 €/Monat, ENTERPRISE auf Anfrage, mit unbegrenzten Nutzern in allen Tarifen und einer 10-Tage-Testversion.
Stärken
💶 Veröffentlichte Preise und unbegrenzte Nutzer in jedem Tarif.
📅 Kalender je Asset für Wartung und Prüffrist, mit Erinnerung.
📦 Container-Funktion für Räume, Fahrzeuge und Maschinen mit mehreren Komponenten.
🎓 Verwaltet auch Zertifizierungen, Qualifikationen und Schulungen.
🇪🇺 Hosting in europäischen Rechenzentren, Schweizer Anbieter mit Handelsregistereintrag.
Schwächen
💵 195 €/Monat als Einstieg: für einen Bestand von 200 PSA-Teilen ein Vielfaches der spezialisierten Anbieter.
📕 Kein Prüfregelwerk hinterlegt — Fristen und Checklisten sind Konfiguration, keine mitgelieferte Norm.
🚫 Keine Ablegereife, keine automatische Sperrung durchgefallener Gegenstände.
📚 Kein Herstellerkatalog für PSA.
Für wen? Betriebe, deren Hauptfrage lautet, wo das Gerät ist und wer es hat — mit der Prüffrist als wichtiger, aber nachgelagerter Anforderung. Der breitere Blick auf diese Kategorie steht in unserem Vergleich der Software für Betriebsmittelverwaltung.
7. Onix Work — für die Hebemittelkette gebaut, aber nicht auf Deutsch
Überblick
Onix Work des norwegischen Anbieters Onix ist als einziges Produkt im Panel um die drei Parteien der Hebemittel-Compliance zugleich gebaut: Betreiber, Prüfstelle und Lieferant arbeiten am selben Datensatz, und Dokumente wandern zwischen ihnen statt per Mail. Die Apps sind nach Rolle getrennt: Onix Inspect für Prüfstellen, Onix Worker für das Feld.
Fachlich ist das für Hebemittel stark — also für genau die Familie, für die DGUV Regel 100-500 Kapitel 2.8 gilt. Sprachlich ist es für einen deutschen Betrieb ein Problem.
Stärken
🔗 Echtes Dreiparteienmodell: Betreiber, Prüfstelle und Lieferant teilen einen Compliance-Datensatz.
👷 Rollengetrennte Apps für Prüfstelle und Feld.
📴 Offline-Prüfung mit Synchronisation, dazu RFID-, NFC- und QR-Kennzeichnung.
📨 Systemseitige Verteilung von Zertifikaten und Dokumenten statt Mailanhängen.
Schwächen
🇩🇪 Keine deutsche Oberfläche. Die Plattform wird auf Englisch, Niederländisch und Norwegisch angeboten; DACH-Niederlassungen oder Vertriebspartner werden nicht ausgewiesen. Für ein Prüfregime, das auf deutsche Begriffe wie „befähigte Person“ und „Ablegereife“ abstellt, ist das mehr als Kosmetik.
💸 Keine veröffentlichten Preise, kein Selbstbedienungs-Test.
🏗️ Auf Hebemittel zugeschnitten: für eine gemischte Flotte aus Werkzeug, IT und Fahrzeugen der falsche Schnitt.
📕 Kein DGUV-Regelwerk hinterlegt — die Prüfvorlagen sind konfigurierbare Checklisten, keine benannten deutschen Prüfgrundlagen.
Für wen? Hebemittelbetreiber und Prüfstellen mit internationalem Geschäft, insbesondere in Nordeuropa und Offshore.
8. ToolSense — Prüfung und Instandhaltung in einem System
Überblick
ToolSense aus Wien, gegründet 2017, verbindet Asset Management und CMMS in einem Produkt, mit Kunden wie ISS, Dussmann und Compass Group in über 30 Ländern. Erinnerungen an TÜV- und UVV-Termine gehören zum Standard — das ist die Sprache, in der ein deutscher Fuhrpark- oder FM-Verantwortlicher denkt.
Das Produkt kommt allerdings von der Instandhaltungsseite, nicht von der Nachweisseite. Der Prüfnachweis ist hier Nebenprodukt des Wartungsauftrags, nicht eigenes Objekt mit befähigter Person und benannter Prüfgrundlage.
Stärken
🔧 Einziges Produkt im Panel mit vollwertigem CMMS: Arbeitsaufträge, vorbeugende Wartung und Prüftermine im selben Datensatz.
🚜 TÜV- und UVV-Erinnerungen ab Werk, dazu Sicherheitskontrollen und Maschinenreinigung.
📡 IoT- und Telematikanbindung: Betriebsstunden können die Frist auslösen, nicht nur der Kalender.
📥 Einführung per Excel-Import bestehender Asset-Listen.
🇦🇹 DACH-Anbieter mit Konzernreferenzen und Series-A-Finanzierung im November 2025.
Schwächen
💸 Kein veröffentlichter Listenpreis — die Gesamtkosten sind vor dem Vertriebsgespräch nicht bekannt.
🦺 Kein PSA-Regelwerk: keine Ablegereife, keine Prüfpunkte nach DGUV Regel 112-198, kein Herstellerkatalog.
🏷️ QR-Codes statt RFID — bei verschmutzten oder textilen Kennzeichnungen ein realer Nachteil.
🧾 Kein Mandantenmodell für Prüfdienstleister.
Für wen? Facility Management, Bau und Industrie mit gemischter Geräteflotte, bei denen Instandhaltung und Prüfung ohnehin dieselbe Abteilung sind.
9. Wartungsplaner — der Klassiker, den man kauft statt mietet
Überblick
Wartungsplaner der HOPPE Unternehmensberatung aus Heusenstamm ist im deutschen Mittelstand seit rund zwei Jahrzehnten etabliert und das einzige Produkt im Panel, das man kauft statt mietet: 195 € netto einmalig für den Einzelplatz, 395 € netto für die Netzwerk-Zusatzlizenz. Keine Monats- und keine Jahresgebühr.
Dafür bekommt man eine Windows-Anwendung mit ergänzender App, die praktisch jede deutsche Prüfpflicht als eigenen Bereich führt — Leitern und Tritte nach DGUV Information 208-016, elektrische Betriebsmittel, Druckbehälter, Flurförderzeuge, Regale, Feuerlöscher. Und einen Punkt, den sonst niemand hier hat: direkte Schnittstellen zu GOSSEN-METRAWATT- und FLUKE-Prüfgeräten, sodass die Messwerte der DGUV-V3-Prüfung ohne Abtippen ins Protokoll wandern.
Stärken
💶 Einmalkauf statt Abonnement: 195 € netto für den Einzelplatz. Über fünf Jahre gerechnet schlägt das jedes SaaS in diesem Panel.
📕 Breiteste Abdeckung deutscher Prüfpflichten: Leitern, Elektrik, Druckbehälter, Flurförderzeuge, Regale, Feuerlöscher als jeweils eigene Bereiche.
🔌 Direkte Schnittstellen zu GOSSEN-METRAWATT- und FLUKE-Prüfgeräten.
🧪 Kostenlose Demo-Version mit drei Wochen Laufzeit.
🇩🇪 Deutscher Anbieter, deutscher Support.
Schwächen
💽 Windows-Anwendung mit lokaler Installation, kein echtes SaaS: der Netzwerkeinsatz kostet eine Zusatzlizenz, und mehrere Standorte werden zum IT-Projekt.
📱 Die mobile App ist Ergänzung, nicht Hauptzugang — die Feld-Ergonomie liegt deutlich hinter Certado, GearTracker oder Mitti.
🕰️ Oberfläche und Bestellweg zeigen ihr Alter: bestellt wird per Fax oder E-Mail nach Download der Demo.
📚 Kein Herstellerkatalog, keine mitgelieferten PSA-Prüfpunkte, keine Ausgabe an Träger, kein Mandantenmodell.
Für wen? Einzelstandorte im Mittelstand mit Windows-Arbeitsplätzen, viel Elektroprüfung und einer klaren Präferenz für Kauf statt Abonnement.
Unsere Methodik: sieben Kriterien, überprüfbare Fakten, redaktionelle Noten
Jedes Produkt erhält auf sieben Kriterien eine Note von 0 bis 10; die Profil-Schaltflächen ändern ausschließlich die Gewichtung:
Bedienbarkeit & Akzeptanz — wie schnell eine befähigte Person einen Stapel Geräte durchprüft.
Preis & Transparenz — Preisniveau, Abrechnungseinheit der Lizenz und wie viel vor dem Vertriebsgespräch bekannt ist.
Mobile Erfassung — Prüfung ohne Netz, Fotos, Identifikation über QR, Barcode, NFC oder RFID.
Nachweisqualität — ob das Ergebnis als Prüfnachweis nach § 14 Abs. 7 BetrSichV taugt: Art und Umfang der Prüfung, Ergebnis, Name der befähigten Person, Datum, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit.
Auswertung & Erinnerungen — Fristerinnerungen, Übersicht überfälliger Geräte, Auswertung je Standort und je Kunde, Exporte.
Das Vorhandensein von Funktionen wurde auf den offiziellen Produktseiten geprüft. Wir haben fehlende Preistransparenz abgewertet, und wir haben Produkte abgewertet, die keinen Begriff von einer befähigten Person oder von Ablegereife haben — denn in dieser Kategorie ist das keine fehlende Funktion, sondern ein anderes Produkt.
Bei der Nachweisqualität haben wir außerdem gewichtet, ob die Software auf Deutsch dokumentiert und ob das deutsche Regelwerk überhaupt hinterlegt ist. Ein englischsprachiges Protokoll nach EN-Logik ist nicht wertlos, aber es macht bei jeder Vorlage zusätzliche Erklärung nötig.
Wir verwenden keinerlei Bewertungen von Softwareportalen. Eine Anzahl von Rezensionen misst vor allem, wie lange ein Anbieter schon verkauft, und benachteiligt neuere Werkzeuge — von denen mehrere hier seit zwanzig Jahren etablierte Anbieter schlagen.
Die Einzelnoten sind eine redaktionelle Einschätzung: kein öffentlicher Maßstab verwandelt eine Funktionsliste in eine Zahl von null bis zehn. Sie sind sichtbar und neu gewichtbar, damit Sie unserer Reihenfolge widersprechen können.
Welche Software Sie auch wählen — § 14 Abs. 7 BetrSichV sagt ziemlich genau, was in der Aufzeichnung stehen muss. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob das Produkt alle sechs Punkte liefert:
Das Arbeitsmittel, eindeutig identifiziert — Seriennummer, nicht „Gurt Nr. 4“. Hersteller, Modell, Herstelldatum und Datum der ersten Inbetriebnahme.
Art und Umfang der Prüfung. Nicht „geprüft“, sondern welche Prüfung nach welcher Grundlage: Sichtprüfung, Funktionsprüfung, besondere Prüfung auf Rissfreiheit.
Das Datum der Prüfung und die daraus errechnete nächste Fälligkeit.
Das Ergebnis der Prüfung und was daraus folgte: bestanden, gesperrt, repariert, ausgesondert. Die Aussonderung zählt: eine zerschnittene Rundschlinge muss dokumentiert sein, gerade weil das Beweisstück nicht mehr existiert.
Name und Unterschrift der prüfenden Person — plus, praktisch unverzichtbar, der Nachweis ihrer Befähigung nach TRBS 1203 für genau diese Art von Arbeitsmittel.
Aufbewahrung mindestens bis zur nächsten Prüfung, in mehreren Regimen darüber hinaus.
Punkt 2 ist der, an dem das günstige Ende dieses Marktes scheitert: ein Häkchen ohne benannte Prüfgrundlage ist kein Prüfumfang. Punkt 5 ist der, an dem interne Programme scheitern: die Prüfung wurde durchgeführt, aber niemand kann die Befähigung des Prüfenden belegen.
❓ Häufige Fragen
Schreibt die BetrSichV eine jährliche Prüfung vor?
Nein. § 14 Abs. 2 BetrSichV verlangt wiederkehrende Prüfungen durch eine zur Prüfung befähigte Person, nennt aber keine Frist. Nach § 3 Abs. 6 ermitteln und legen Sie die Frist selbst fest — auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung. Zahlen wie „jährlich“ stammen aus den DGUV Vorschriften (Krane, Flurförderzeuge, Winden) oder aus Regeln der Technik (Anschlagmittel, PSA, Regale). Nur bei den überwachungsbedürftigen Anlagen der Anhänge 2 und 3 setzt die Verordnung selbst Höchstfristen.
Wer gilt als „zur Prüfung befähigte Person“?
Nach TRBS 1203 jemand, der durch Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Kenntnisse zur Prüfung dieser Arbeitsmittel verfügt. Eine Akkreditierung ist nicht vorgeschrieben — die Durchführungsanweisungen der DGUV nennen ausdrücklich Betriebsingenieure, Maschinenmeister, Kranmeister und besonders ausgebildetes Fachpersonal. Sie müssen die Qualifikation aber belegen können, und nach § 14 Abs. 6 BetrSichV unterliegt die Person bei der Prüfung keinen fachlichen Weisungen des Arbeitgebers.
Ist die Zwölfmonatsfrist für PSA gegen Absturz gesetzlich vorgeschrieben?
Nicht durch die BetrSichV — die regelt Arbeitsmittel, und PSA der Kategorie III ist keines. Die Frist steht in der DGUV Regel 112-198, wird durch die Herstellerangaben gestützt und entspricht der Höchstfrist der EN 365. Praktisch ist sie damit der Maßstab: die Regel hat Vermutungswirkung, die Herstellerangabe ist über § 3 BetrSichV eigenständig verbindlich, und wer abweicht, trägt die Begründungslast. Behandeln Sie sie als Pflicht — nur mit dem Wissen, woher sie kommt.
Braucht ein Stapler wirklich jedes Jahr eine Prüfung?
Ja, und hier ist die Rechtslage eindeutig: DGUV Vorschrift 68 § 37 Abs. 1 verlangt die Prüfung „in Abständen von längstens einem Jahr durch einen Sachkundigen“, ausdrücklich einschließlich der Anbaugeräte. Im Schmalgangbetrieb kommt die tägliche Funktionsprüfung der Sicherheitseinrichtungen hinzu. Der Prüfnachweis darf nach § 39 elektronisch geführt werden — sofern erkennbar bleibt, wer die Eingabe vorgenommen hat.
Wie oft müssen ortsveränderliche Elektrogeräte geprüft werden?
Der Richtwert der DGUV Vorschrift 3 liegt bei 6 Monaten, auf Bau- und Montagestellen bei 3 Monaten. Beide Werte sind ausdrücklich Richtwerte. Liegt die festgestellte Fehlerquote bei höchstens 2 %, darf die Frist verlängert werden — auf Baustellen und in Werkstätten auf höchstens ein Jahr, in Büros auf höchstens zwei Jahre. Das ist der legitime Weg aus dem Halbjahresrhythmus, und er setzt voraus, dass Sie Ihre Fehlerquote überhaupt messen. Die DGUV Information 203-071 bringt es auf den Punkt: „Prüffristen sind keine Wunschfristen.“
Kann ein System deutsche und österreichische Standorte abdecken?
Nur, wenn es je Standort unterschiedliche Fristen für denselben Gerätetyp zulässt. Österreich rechnet nach AM-VO § 8 in Kalenderjahren mit einer 15-Monats-Obergrenze, Deutschland in einem Jahresabstand. Dazu kommt die österreichische Vier-Jahres-Regelung: wer intern prüfen lässt, muss mindestens jedes vierte Jahr einen Ziviltechniker oder eine akkreditierte Prüfstelle beauftragen. Ein Produkt mit einer globalen Frist je Gerätetyp bringt Sie auf einer Seite der Grenze aus der Konformität.
Und in der Schweiz?
Art. 32b VUV verlangt fachgerechte Instandhaltung, konkretisiert durch die EKAS-Richtlinie 6512; für Fahrzeug- und Turmdrehkrane gilt zusätzlich EKAS 6511. Ein allgemeiner Zahlenwert existiert nicht. Die jährliche Prüfung von Anschlagmitteln und Hebezeugen ist verbreitete Praxis und Empfehlung der Prüfdienste, kein gesetzliches Intervall. Wer eine deutsche DGUV-Frist als Schweizer Rechtspflicht ausgibt, liegt falsch.
Ist Prüfsoftware dasselbe wie eine Instandhaltungssoftware?
Nein. Eine Instandhaltungssoftware plant und dokumentiert Wartungsarbeiten; Prüfsoftware erzeugt den Nachweis, dass ein Gegenstand gegen definierte Kriterien geprüft wurde. Manche CMMS importieren Prüfberichte und verfolgen Korrekturmaßnahmen, ersetzen die Prüfung aber nicht. Siehe unseren Vergleich der Instandhaltungssoftware.
🚀 Fazit
GearTracker steht auf allen fünf Profilen dieses Vergleichs an erster Stelle, und der Grund ist eher struktureller als funktionaler Natur: es deckt die Prüfkette sauber ab und zählt seine Lizenz in Geräten statt in Köpfen — es ist damit das einzige Produkt hier, das bezahlbar bleibt, wenn Bestand und Belegschaft gleichzeitig groß sind. Dass es zusätzlich die Unterweisung des Trägers und die Befähigung des Prüfers neben dem Gerät führt, trifft die deutsche Nachweislogik genauer als alles andere im Panel.
Beachten Sie die Abstände. Auf dem Standardprofil führt es Certado Suite um 0,04 Punkte, auf dem Profil „Prüfdienstleister“ um 0,01 — in allem außer der Sortierreihenfolge ein Gleichstand. Wenn Sie das deutsche Regelwerk mitgeliefert haben wollen statt es selbst zu hinterlegen, ist Certado die bessere Wahl: DGUV Regel 112-198, EN 361, EN 354 und Protokolle nach DGUV Grundsatz 305-002 sind dort ab Werk vorhanden, und durchgefallene Gegenstände sperrt das System selbst. Das ist der eine Einführungsschritt, den GearTracker Ihnen überlässt.
Wenn Ihr Bestand überwiegend aus PSA und Hebemitteln besteht und Sie ohnehin auf Englisch arbeiten, liefert Papertrail die Prüfpunkte je Herstellermodell mit — komfortabler als alles andere hier, zum höchsten Nutzerpreis des Panels.
Wenn das Budget wirklich knapp ist und PSA keine Rolle spielt, ist BetreiberCockpit ab 29 € im Monat der pragmatische Einstieg. Wenn Prüfung und Instandhaltung dieselbe Abteilung sind, deckt ToolSense beides in einem System ab. Und wenn Sie lieber kaufen als mieten und an einem Standort mit viel Elektroprüfung arbeiten, ist Wartungsplaner für 195 € netto über fünf Jahre schlicht unschlagbar günstig — mit den Abstrichen einer lokal installierten Windows-Anwendung.
Nutzen Sie den interaktiven Vergleich mit Ihrer eigenen Gewichtung, prüfen Sie die zwei Finalisten gegen die sechs Punkte des Prüfnachweises oben — und zwar an einem Ihrer eigenen Geräte, nicht an einem Demodatensatz.